Parte del éxito de la biblioteca reside en contar con un número mínimo de títulos y volúmenes de libros, revistas y otros formatos que se deben ir incrementando paulatinamente; también deben integrarse materiales que propicien la investigación y la difusión de la cultura entre los usuarios, para ir más allá de los requerimientos del cumplimiento del plan de estudios. Para consultar la normatividad sobre la cantidad de materiales que debe contener una biblioteca escolar y universitaria, consulte la sección Normatividad.

La colección de la biblioteca puede estar constituida por los siguientes tipos de materiales:

• Libros de ficción y no ficción,
• Obras de consulta,
• Publicaciones periódicas: revistas y diarios,
• Documentos oficiales,
• Documentos impresos de breve extensión: recortes de diarios, artículos de revistas, folletos,
• Dossiers: antologías sobre un tema determinado,
• Multimedia: videocasetes, audiocasetes, cd-rom, dvd, archivos de 3.5 mm,
• Imágenes fijas: fotos, carteles, mapas, dibujos, ilustraciones,
• Objetos tridimensionales: maquetas, globos terráqueos, modelos anatómicos, colecciones edafológicas o de seres vivos, juegos didácticos, etc.,
• Archivos de computadora y ediciones de electrónicas: cd-rom, dvd, archivos de 3.5 mm.,
• Ediciones electrónicas: de libros, publicaciones periódicas, que pueden estar en línea o almacenarse a nivel local,
• Folletos.

Estos materiales pueden tener el formato tradicional, que es el impreso en papel, o bien, en otros soportes como son en diapositivas, el auditivo, audiovisual, tridimensional, electrónico y multimedia.

Los materiales mencionados constituyen la colección que se requiere en cada institución para apoyar los programas de estudio y forman las diferentes secciones de una biblioteca:

Acervo general: textos escolares, obras literarias, legislación

Acervo de consulta: diccionarios, enciclopedias

Hemeroteca: diarios y publicaciones periódicas

Acervo multimedia: audiocasetes, videocasetes

Acervo digital: cd-rom, dvd, discos de 3.5

Archivo vertical: folletos, artículos, hojas sueltas

Mapoteca: mapas

El acervo general está constituido por obras impresas o electrónicas que suelen emplearse en su totalidad pues se leen completas o se usan para las lecciones o unidades temáticas de las materias; se dividen en materiales de ficción y de información.

Antes de continuar des cribiendo los tipos de materiales, vale la pena recordar algunas consideraciones respecto al libro: el concepto tradicional de "libro" es el que la UNESCO que en 1964 lo define como "una publicación impresa no periódica que consta como mínimo de 49 páginas, sin contar las de la cubierta" (1) ; el libro o monografía, a diferencia de otros impresos, son escritos por uno o más autores y tratan sobre un mismo tema; sea cual sea el formato físico el libro continua siendo el medio más importante para la transmisión del conocimiento a través de la palabra impresa.

Actualmente, en la era de las tecnologías de la información, esa definición se ha transformado y el concepto libro se aplica también a las obras con las misma estructura académica, pero en formato audiovisual, digital, o combinando el papel impreso con alguno de estos formatos, y para cuya lectura se requiere equipo especial, ya sea que se escuchen en un equipo de sonido o se lean en una computadora; su soporte físico puede ser un reproductor de sonido o una computadora.

Entre las obras de información de una biblioteca universitaria están los ensayos, obras de divulgación de la ciencia, obras legislativas, y, sobre todo, los libros de texto que se utilizan para apoyar cada asignatura que se imparta:

Libros de texto. Los libros de texto son la base del acervo general de una biblioteca escolar o universitaria y generalmente son de contenido monográfico, donde todo el libro está agrupado físicamente en una sola obra.

En nuestro medio existe amplia variedad de librerías y editoriales que editan o importan materiales escolares, pero con la desventaja de que las obras de nivel superior no están tan disponibles en el interior del país, como lo es en las librerías de la Ciudad de México y de las grandes ciudades.

En el acervo general debe existir un grupo de obras actualizadas, suficientes y pertinentes para el plan de estudios de que se trate (2):

• Actualizadas: porque el conocimiento se reorganiza y se transforma constantemente, principalmente en el área de ciencias exactas y aplicadas.

• Suficientes: las bibliotecas escolares y universitarias siempre deben tener una cantidad ejemplares proporcionales a la matrícula registrada, para cubrir las necesidades de información de los usuarios, tanto en préstamo en sala de lectura como a través del préstamo a domicilio y en las aulas.

• Pertinentes: que exista concordancia entre el nivel académico del contenido de la obra y el plan de estudios al que se pretende apoyar.

Legislación y normatividad. Las obras legislativas son necesarias como material complementario para algunas asignaturas a nivel bachillerato como Derecho, Contabilidad, Ética y para las licenciaturas que incluyen en su plan de estudios asignaturas del área jurídica. Así, en las bibliotecas se deben tener ediciones actualizadas desde la Constitución Política Mexicana, hasta las leyes más específicas que se marquen en cada programa de estudios. Particularmente para Educación física, además se deberá contar con los reglamentos vigentes de los deportes básicos: atletismo, fútbol, voleibol, natación y básquetbol.

Ensayo. El ensayo es un escrito generalmente breve, sin el aparato y extensión que requiere un tratado completo sobre la misma materia (3) es el tipo de literatura que más se asemeja a una clase.

Bien dirigido (esto es con ensayos atractivos, bien seleccionados, apropiados y con la supervisión constante y activa de los profesores, principalmente), es una excelente herramienta para continuar la exposición del tema de clase más allá del aula e incluso llevarla a un entorno de motivación en los alumnos que deja de ser obligatorio para dar paso a la curiosidad intelectual por la curiosidad misma. La editorial mexicana Fondo de Cultura Económica tiene una colección excelente de ensayos, para todos los temas del conocimiento.

Divulgación de la ciencia. Los textos de divulgación científica, en sus diferentes ramas, promueven el interés por el conocimiento científico y el gusto por la lectura. Los materiales dedicados a la divulgación de la ciencia son parte sustancial del acervo, e incluso a nivel escolar se recomienda que una tercera parte de la colección corresponda a obras de carácter divulgativo. Otra ventaja que tienen es que están diseñados para un público más amplio y suelen manejar conceptos y fenómenos de manera más relajada y comprensible para todos lo que motiva y no impone, el acercamiento a las ciencias.

Entre las obras de ficción, encontramos novela, cuento, fábula y leyenda, poesía, teatro, aventuras y suspenso, y ciencia ficción propiamente dicha. Estos materiales son muy apreciados y contribuyen a fomentar el hábito de la lectura:

Novela, cuento, fábula y leyenda. Dentro de la ficción, estas obras del género narrativo, son agentes transmisores de ideologías y pautas de comportamiento, importantes para la formación integral de los estudiantes. Son útiles para continuar el fomento del hábito de la lectura en los adolescentes, quienes ya han desarrollado mayores habilidades en la lectura. En esta cultura literaria donde cada vez se leen menos libros completos, se dificulta que los lectores entren de lleno a una literatura y un lenguaje para los cuales debe contarse con un contexto cultural determinado y con un continuo desarrollo de la sensibilidad lectora literaria necesaria para disfrutar obras de distinto grado de complejidad, la novela tiene la ventaja de que se propicia la lectura completa de la obra. En el acervo se deberá contar con una colección equilibrada de autores clásicos y contemporáneos que complementen los programas de literatura que se lleven a cabo, pero también de otros autores contemporáneos, que apoyen la tarea de difusión de la cultura hacia alumnos y profesores.

Poesía. La poesía es una manera de dar la oportunidad a que los alumnos aprendan a apreciar el valor de las palabras y el lenguaje en un ambiente distinto al de otro tipo de lectura, y a escuchar la sonoridad de las imágenes que el lenguaje poético es capaz de evocar. También la biblioteca debe contar con una colección balanceada de autores clásicos y contemporáneos.

Teatro. El teatro implica el uso de diferentes lenguajes como el oral, el corporal y el gestual, con los cuales los lectores son capaces de expresarse en la recreación o representación de situaciones determinadas. Es una oportunidad de conocer facetas de la conducta como la ironía, la tragedia o la comedia. Como los diálogos son breves y describen concisa y claramente escenarios, y se da una dinámica en el intercambio de voces por parte de los personajes, se facilita que su lectura se pueda realizar en grupo, lo que fomenta el trabajo en equipo y la socialización, además de despertar la sensibilidad hacia las bellas artes.

Aventuras y suspenso. Se incluyen las narraciones de suspenso, terror y policíacas, que proporcionan una lógica de razonamientos para desentrañar determinado misterio o crimen. La producción editorial disponible en el mercado corresponde en su mayoría a traducciones de autores extranjeros, principalmente anglosajones, por lo se corre el riesgo de que los referentes culturales de lugares o personajes de esos países sean desconocidos para el lector, aunque puede transformarse en aliciente para consultar información sobre otras culturas.

Ciencia ficción. Este tipo de obras de ciencia ficción tiene la bondad de poner en contacto a lector con el mundo de la ciencia y la tecnología en diferentes ramas como la ingeniería, la biología, la física, la aeronáutica, la astronomía, etc. , haciendo amena la enseñanza de esas áreas.

(1) Delavenay, Émile. Por el libro. [en línea]. Paris : UNESCO, 1974. (Colec UNESCO y su programa), p. 9. En:http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001378/137836so.pdf> [Consulta: 4 jul. 2006].

(2) Ver la sección de Normatividad, para conocer los mínimos que se solicitan por la DGIRE.

(3) Buonocore, Domingo. Diccionario de bibliotecología. 2a ed. Buenos Aires : Marymar, 1976.

A diferencia de las obras de la colección general, los materiales de la colección de consulta no fueron escritos para leerse en su totalidad, sino para resolver dudas específicas sobre un tema concreto. Las obras de consulta también se denominan "de respuesta rápida", y en algunos casos "de referencia", por su traducción anglosajona de reference.

Por su estructura, con entradas y puntos de acceso ordenados alfabética, cronológica o temáticamente, las obras de consulta facilitan la obtención de datos precisos, y permiten obtener definiciones, fechas, instrucciones, etc., sin embargo debe tomarse en cuenta que el manejo de estas obras requiere de capacitación que debe dar el bibliotecario a los usuarios, para que conozcan esta estructura y realicen búsquedas exitosas en el menor tiempo posible.

De acuerdo al contenido, las obras de consulta pueden clasificarse en primarias y secundarias, donde las primarias contienen el texto completo de la información buscada, mientras que las secundarias proporcionan únicamente la referencia bibliográfica y ubicación, para que el usuario se refiera posteriormente e ellas. Ejemplos de las primarias son diccionarios, enciclopedias, manuales, atlas y directorios, mientras que las secundarias son las bibliografías e índices.

En la sección de obras de consulta se ubican los siguientes materiales:

Diccionarios. Presentan en orden alfabético definiciones o explicaciones de todas las dicciones o vocablos, en uno o más idiomas; resuelven dudas sobre la definición de términos, ortografía, división silábica, pronunciación, sinonimia y antonimia, etc. Se dividen en:

• Generales,

• Idiomáticos,

• Biográficos,

• Temáticos o especializados,

• Enciclopédicos,

Enciclopedias. Resuelven dudas generales sobre un tema, y son la mejor opción para iniciar a abordar la descripción, explicación o exposición de un tema determinado; generalmente estas obras se ordenan alfabética o temáticamente. Los contenidos de las enciclopedias están escritos por especialistas y pueden ser generales o temáticas.

Almanaques o anuarios. Publicaciones anuales que reportan hechos, datos y estadísticas de actualidad sobre diversos asuntos. La biblioteca los puede conservar durante algún tiempo, en tanto no se reciban otras obras de consulta que ya contemplen esos datos; pueden ser nacionales e internacionales.

Atlas. Material gráfico en el que se encuentran mapas o láminas con información geográfica; ofrecen información específica sobre países o localidades y pueden ser:

• Generales,

• Regionales,

• Temáticos, por ejemplo climáticos, orográficos,

• Históricos

Directorios. Son listados alfabéticos actualizados, de personas, organizaciones e instituciones, tanto nacionales como internacionales, de un tema o región geográfica determinados, que proporcionan el nombre correcto, dirección, y la descripción de actividades que realizan; pueden ser:

• De personas,

• De instituciones,

• Nacionales,

• Internacionales,

Manuales o tratados. Compendios que proporcionan información básica y concisa sobre un área del conocimiento y también contienen instrucciones para hacer algo paso a paso.

Bibliografías. Describen y clasifican obras publicadas de algún tema. Son una guía para ayudar al usuario a localizar los datos de autores o temas determinados, e incluso le pueden proporcionar un resumen e indicarle dónde pueden consultarse. Por su estructura, las bibliografías pueden ser:

• De personas,

• Exhaustivas,

• Comentadas,

• Críticas,

• Analíticas,

• Nacionales,

• Históricas, etc.

Índices. Listados alfabéticos de los temas y los autores que se localizan dentro de una obra y en periodo histórico determinados. Ejemplo de índices son los listados del contenido de una publicación periódica, que de periodo en periodo edita un índice para dar cuenta de los artículos que se han publicado en fascículos determinados, para que el usuario pueda investigar qué artículos y de cuáles autores se han publicado participaciones en los fascículos; los datos que proporciona son autor, título del artículo, título de la revista, volumen, número, año y página.

Estadísticas y censos. Estas obras proporcionan información numérica regional, nacional o internacional, sobre el estado de la demografía, la educación, la salud, económicas, o sobre cualquier tema. Sobre todo a partir del nivel medio superior, dan cuenta de la situación en un campo determinado, proporcionando cifras actualizadas para sustentar el estado del arte de esa área.

Este acervo se integra por publicaciones periódicas como diarios, revistas de divulgación y especializadas, boletines, anuarios, informes, reportes, actas, etc., aunque algunas bibliotecas sólo ubican en su sección de hemeroteca los diarios, revistas, semanarios, suplementos y boletines, ya que prefieren colocar los anuarios, informes, reportes y actas, en la sección de consulta.

Dependiendo del nivel educativo de que se trate, las publicaciones periódicas tendrán que brindar un mayor o menor grado de especialización.

Para las revistas especializadas, la biblioteca puede tener la suscripción en papel o en línea para su consulta por internet; dichas suscripciones se pueden gestionar directamente con las casas editoras o bien, mediante agencias especializadas. Para consultar proveedores de suscripciones a publicaciones periódicas en México, consulte la sección de publicaciones periódicas, del apartado de desarrollo de la colección.

La importancia de las publicaciones periódicas para una biblioteca universitaria, radica en que presentan información de vanguardia sobre un tema y su estado actual, que de otra manera en los libros de texto tardaría años en incluirse. En la mayoría de campos de las ciencias, una revista especializada en el área puede fácilmente suplantar a cualquier libro, por la actualidad, calidad y exactitud de la información que proporciona.

Además del contenido de información de actualidad, otra característica de las publicaciones periódicas es que permiten una lectura diferente a la que ofrecen los libros, pues se pueden leer parcialmente o en forma discontinua, ya que en su estructura tipográfica se incluye índice, encabezados, resúmenes, títulos y subtítulos, que ayudan a ubicar los artículos.

En bibliotecas universitarias, cuya colección de diarios y revistas es pequeña, no se realiza el proceso de clasificación bibliográfica, sino que únicamente se sellan y se colocan por orden alfabético en cajas revisteras especiales, y dentro de ellas por orden cronológico.

En colecciones de mayor dimensión sí pueden clasificarse temáticamente, como se hace en el resto del acervo, sin embargo lo recomendable es lo que se mencionó al inicio, es decir, acomodarlas en orden alfabético por título.

La periodicidad de una publicación varía, pudiendo ser:

• Diaria

• Semanal

• Quincenal

• Mensual

• Bimensual

• Trimestral

• Semestral

• Anual

• Irregular, en las que no está determinada una periodicidad establecida, pues aparecen esporádicamente.

La selección del material que integra esta sección debe ser cuidadosa, para ofrecer a los usuarios materiales que sean de utilidad para la comunidad educativa y que se optimece el uso de recursos destinados a este acervo.

Es aconsejable contar en la biblioteca con un estante especial para exhibir los nuevos fascículos, de forma frontal.

Son recursos cada vez más utilizados en las instituciones educativas, pues permiten desarrollar diferentes estrategias de aprendizaje. Entre los más utilizados se encuentran las diapositivas, diaporamas y transparencias, maquetas y modelos, globos terráqueos y mapas, juegos didácticos, audiocasetes y cd's, acetatos, películas y videograbaciones.

Como este tipo de materiales generalmente requiere de costosos equipos de operación electrónica, al contemplar contar con ellos debe preverse su resguardo en un espacio seguro, donde se conserven en buen estado. Si la biblioteca cuenta con un área especial fuera de la estantería del acervo general, pueden resguardase el ella, ya que en caso contrario es preferible acondicionar otro espacio dentro de la institución para tener un mayor control del equipo.

Las características principales de estos soportes son:

• Los recursos audiovisuales son atractivos para los usuarios, pues sus elementos visuales y auditivos ilustran claramente la información.

• Poseen un valor informativo propio. Comunican un mensaje que difícilmente puede sustituirse por un texto impreso los diferentes soportes de información.

• Son materiales de enorme difusión social, atractivos para los alumnos.

• Constituyen un recurso útil y eficaz tanto para actividades pedagógicas como para una mayor dinámica de la biblioteca y la formación de los usuarios.

• Resultan imprescindibles para que los alumnos lean todo tipo de lenguajes y utilicen de forma autónoma diferentes soportes de información.

Esta colección se forma por uno o varios de los siguientes tipos:

• Imágenes fijas: fotografías, diapositivas, transparencias, acetatos

• Material sonoro y de video: audiocasetes y cd's, videograbaciones

• Material tridimensional: maquetas, modelos anatómicos, globos terráqueos, mapa, juegos didácticos.

A continuación se describe cada uno de los materiales referidos:

Diapositivas, transparencias y acetatos. Han sido utilizadas tradicionalmente en los centros educativos como apoyo didáctico y la oferta del mercado es bastante amplia; existen colecciones relacionadas con las distintas áreas del currículo; su uso ya es poco frecuente.

Audiocasetes y cd's. Tienen extraordinaria importancia didáctica y lúdica por el sonido y su capacidad de evocación para sugerir imágenes, situaciones o emociones. Los audiocasetes han caído en desuso, por lo que es recomendable hacer ediciones digitales de ellos para preservar su contenido.

Este soporte, es de gran utilidad para la enseñanza de idiomas, de lengua y literatura, para la formación musical de los alumnos o para la educación especial. Hay que destacar, además, que los medios técnicos que permiten la reproducción de los mensajes sonoros son de fácil manejo, y cada vez su tamaño es más reducido y los precios accesibles.

Videograbaciones. Los audiovisuales en formato video se utilizan en los centros educativos como recurso didáctico desde hace unos años: producciones comerciales, videos institucionales o de elaboración propia. Profesores y bibliotecarios deben contemplar la necesidad de que se integren en la colección de materiales de la biblioteca escolar.

El video es un sistema de registro y reproducción de imágenes por procedimientos electromagnéticos. Sirve para reproducir cine, televisión, diapositivas, transparencias, fotografías, etc. Existe en el mercado una amplia oferta: películas representativas de la filmografía nacional o extranjera, videos didácticos, series de televisión de contenido literario o histórico (como, por ejemplo, El Quijote, Emiliano Zapata) o documentales científicos (del tipo Cosmos, National Geographic, los de la BBC de Londres, etcétera).

Cabe señalar que cada vez es más común que las películas se encuentran en soporte digital, en cd-rom o dvd, y que desaparecerá el equipo para la proyección de los formatos VHS.

Maquetas y modelos. Presentan información a escala de cualquier objeto, tales como animales, construcciones y medios de transporte. Pueden ser fijas o armables

Globos terráqueos y mapas. Los globos y mapas facilitan la localización geográfica de elementos de la Tierra, satélites y planetas. En cuanto a mapas y globos de la tierra, son de suma utilidad para ubicar países, orografía, y datos hidrográficos, entre otros, información útil para entender cómo varía la superficie terrestre entre una región y otra, y para realizar prácticas de altitud y longitud, etc. Los mapas pueden ser políticos o físicos.

Juegos didácticos. Con esta modalidad de materiales se desarrollan destrezas y habilidades mentales. Entre otros, figuran el dominó, ajedrez, scrabble, monopolio, damas chinas. En algunas instituciones incluso se han organizado servicios de ludoteca, que ofrecen una amplia variedad de juegos para que utilicen los alumnos en su tiempo libre.

La Encyclopaedia Britannica define la palabra "multimedia" (1) como la tecnología de computación que combina texto, audio, video y animaciones gráficas, que permiten el fácil acceso a grandes cantidades de información.

Entre los materiales multimedia se encuentran los manuales de capacitación, diccionarios, enciclopedias y programas de computadora; generalmente las obras se almacenan en discos ópticos (2), o bien se encuentran en computadoras ubicadas en lugares remotos, pero que pueden consultarse mediante internet. Actualmente varios de los libros de texto y obras enciclopédicas, complementan la versión en papel con material electrónico conteniendo ejercicios, entre otros, y constituyen un apoyo notable al proceso enseñanza aprendizaje, ya que "permiten abordar los contenidos de las asignaturas de manera activa y participativa, fomentando el uso de metodologías innovadoras y con una perspectiva distinta del aprendizaje...", además de que contribuyen a desarrollar en los estudiantes "habilidades en el manejo de instrumentos de computación ..." (3).

A igual que el acervo audiovisual, los materiales multimedia o digitales son de gran atracción para los estudiantes y son una fuente muy dinámica en la transmisión del conocimiento, pero también es importante considerar que para su uso se necesitan diversos equipos electrónicos, así como las medidas de seguridad para el resguardo, y la cantidad de software o programas que requiere tener instalado el equipo de cómputo para su consulta.

Para el óptimo uso de este acervo es necesario contar con el equipo de cómputo de características actualizadas: tarjetas de sonido y de video, lector de cd-rom o dvd, con internet, y con memoria en disco duro suficiente para optimizar las consultas y presentaciones. El equipo se puede complementar con proyector digital, bocinas y pantalla. Entre el software están los reproductores de sonido, los codificadores de video, y los programas de lectura como Adobe Acrobat Reader, explorador de Windows y Office.

Los principales soportes de la información digital son los disquetes, CD-ROM y DVD, aunque también pueden consultarse obras directamente en línea en intranet o internet, para lo que se requiere conexión en red interna o a internet. Dentro de los materiales digitales, también se incluyen los programas de computadora.

A continuación se describen brevemente tres de los materiales digitales más frecuentes en las bibliotecas, que son los programas de computadora, los libros y las revistas digitales:

Programas de computadora. La oferta de programas o software es amplia y su contenido puede ser:

· Programas informáticos de carácter instrumental y herramientas de trabajo (procesadores de textos, hojas de cálculo, bases de datos...).

· Programas educativos para las diferentes áreas curriculares, para alumnos y profesores.

· Programas de experiencias específicas (música, robótica, electrónica), cursos de formación en micro-informática, de alfabetización, talleres de lectura, de diseño, etc.

E-book o libro digital. Los textos digitales también reciben el nombre de e-book, e-journal, libro electrónico, publicación digital o libros digitales. Puede tratarse de libros completos (principalmente de las ciencias e ingeniería), o de artículos, informes, reportes, estadísticas. Existen profesores y directivos que piden a sus alumnos que lean en versiones en papel, pues no es conveniente leer en pantalla porque no es cómodo y que lastima la vista, sin embargo las nuevas generaciones de jóvenes y niños están acostumbradas a pasar mucho tiempo frente a los monitores de computadora y para ellos no representa el inconveniente que tenemos la mayoría de los adultos; lo importante es que lean y que incursionen en fuentes de información.

E-journal o revistas digitales. Cuando se trata de publicaciones digitales en línea, debe tomarse en cuenta que puede tratarse de publicaciones efímeras, es decir, que permanecen un periodo corto en internet y después son retirados de la www. También debe identificarse la seriedad del sitio que publica, determinando si el trabajo es avalado por alguna institución educativa o de investigación relevante y que no sea producto de cualquier persona sin autoridad académica (4). Para leer más acerca del criterio a tomar en cuenta al seleccionar una publicación en internet, puede consultarse el apartado de Servicio de internet.

Las publicaciones digitales pueden estar almacenadas en soportes físicos o bien, disponibles por internet, pero en ambos casos debe tenerse cuidado en revisar la calidad tanto de la presentación de la información, como del contenido.

Los recursos digitales tienen la ventaja de que, si se cuenta con varias copias o que se encuentren en internet, pueden ser consultados por varios usuarios a la vez.

Al igual que los materiales impresos, debe cuidarse que el contenido se aplique a los programas de estudio de la institución, ya que puede suceder que el contexto sea más adecuado para otros grupos geográficos.

Otro factor importante a cuidar es el de que deberá instruirse a los usuarios de estos recursos, sobre la manera en que deber citarse el uso de la información electrónica, para que los autores reciban el crédito debido.

(1) Britannica Academic. Multimedia [en línea]. Chicago, Encyclopaedia Brittanica. Disponible en http://academic.eb.com/levels/collegiate/search/dictionary?query=multimedia [consulta: 25 oct. 2016]

(2) Además del CD-ROM, existen otros soportes electrónicos, tanto grabables como no grabables, siendo los más usuales los disquetes y los discos magneto-ópticos.

(3) Figueroa Alcántara, Hugo, Gonzalo Lara Pacheco y Guillermo Delgado Román. Gestión de bibliotecas escolares. México : Santillana, 2002. Vol. 1. El universo de las bibliotecas escolares: funciones, recursos y participación de la comunidad escolar, p. 71.

(4) Con la facilidad que actualmente tiene cualquier persona, de "subir" a la red información, se cae en el riesgo de seleccionar una publicación que contenga información errónea, incompleta o que el cuidado metodológico no sea el correcto.

El archivo vertical es una colección actualizada de folletos, recortes, ilustraciones, volantes, avisos y otros recursos, sobre un tema en particular, pero que puede enriquecer el servicio bibliotecario a la comunidad.

El mueble con el archivo vertical se coloca en la sección de consulta, o en un lugar cercano al escritorio/mostrador del bibliotecario, y para que cumpla con su función de brindar información actualizada, debe revisarse constantemente para descartar la información desactualizada.

La extensión del material que puede integrarse al archivo va desde un trozo de papel hasta una obra encuadernada de varias páginas.

A continuación se describe el tipo de impresos que pueden integrarse al archivo vertical:

• Notas recuperadas de internet.
• Recortes de periódico.
• Mapas, itinerarios de aviones y autobuses foráneos, guías de ciudades o del transporte público.
• Folletos de museos, de bibliotecas, de universidades en México y en el extranjero.
• Folletos de licenciaturas y postgrados.
• Directorios de librerías, médicos, sitios en internet, del gobierno.
• Fotografías de obras de arte, animales, objetos celestes, personajes de la política y la cultura.
• Catálogos de universidades, editoriales.
• Calendarios escolares, de exámenes.
• Programas de estudio de la institución.
• Estadísticas de diversos temas: población, educación.
• Biografías de personajes.
• Literatura gris: documentos no publicados, como el resumen de una ponencia impartida por un académico en una conferencia.

Por su presentación física, el archivo vertical no se procesa como los libros o revistas, sino que se organiza temáticamente, sellando y colocando las hojas en fólders marcados por un tema, y estos a su vez en archiveros en orden alfabético, para hacer fácil la recuperación de la información. Los muebles archiveros pueden ser verticales u horizontales (también denominado lateral).

Parte del éxito de la biblioteca universitaria reside en la adecuada composición del acervo, que ha de responder a las necesidades de información de la comunidad educativa, cubriendo aspectos dedicados al fomento de la lectura; que ha de ser útil en la realización de trabajos escolares, en el fomento a la investigación y la autoenseñanza, así como proporcionar fuentes que contribuyan al esparcimiento y la recreación.

Para crear una colección equilibrada, debe existir un proceso sistemático en la selección de los recursos, con criterios consensuados y evaluables. Cada institución educativa debe contar con un plan a corto y mediano plazo para el financiamiento, adquisición, selección, mantenimiento y evaluación de los recursos didácticos, que se denomina "programa de adquisiciones bibliográficas".

La política de adquisiciones está relacionada con el plan general de trabajo de la biblioteca, que a su vez debe responder a las prioridades establecidas en los planes y programas de estudio que se desarrollen en la institución.

El desarrollo de la colección bibliográfica de una biblioteca escolar y universitaria, debe contemplar la adquisición de una amplia gama de materiales, tomando en cuenta la diversidad de soportes físicos que van surgiendo con las nuevas tecnologías de la información.

Los elementos básicos de una política de adquisición para una biblioteca escolar son:

• El análisis de los fondos existentes,

• La evaluación de las necesidades de la biblioteca,

• Los criterios para la selección de documentos y para la revisión periódica de los fondos.

El proceso de selección de nuevos fondos será más sencillo y efectivo si se cuenta con un análisis del acervo existente y su utilización.

Antes de tomar la decisión respecto a la eliminación de fondos o a la adquisición de nuevos materiales, debe hacerse una evaluación de necesidades de acuerdo a los planes y programas de estudio impartidos, ya que las bibliotecas escolares y universitarias han de apoyar el aspecto bibliográfico requeridos para su cumplimiento.

La evaluación consiste en verificar que el acervo sea pertinente, suficiente y adecuado, así como que los materiales se encuentren en buen estado físico para su correcta utilización. A fin de facilitar a los bibliotecarios el proceso de evaluación y formación de la colección básica, para que sea acorde a los lineamientos que señala la UNAM, se elaboró un Programa de adquisiciones bibliográficas, que puede utilizar la ISI.

A fin de apoyar la tarea de desarrollo de la colección, proporcionamos una breve compilación de diversos instrumentos:

• Librerías

• Editoriales

• Publicaciones periódicas y bases de datos

• Diarios en línea

• Ferias de libro

• Otras bibliotecas

• Revistas en línea

Como herramienta de apoyo, se presenta a usted un directorio compilado por el Centro Regional para el Fomento del Libro en América Latina y el Caribe (CERLALC), para contactar librerías en el Distrito Federal e interior de la República Mexicana:

• Directorio de CERLALC (1) - archivo PDF (254 kb); su lectura requiere contar con el programa Acrobat Reader instalado.
• Asimismo, también puede localizar librerías de la la lista de afiliadas a la Asociación de Librerías de México. 

(1) Directorio latinoamericano de librerías: México [en línea]. Colombia : CERLALC. <http://www.cerlalc.org/dedl2/pdf/Mexico_lib.pdf> [Consulta: 6 jul. 2006].

Como herramienta de apoyo, se presenta a usted un directorio compilado por el Centro Regional para el Fomento del Libro en América Latina y el Caribe (CERLALC):

• Directorio de CERLALC (1) - archivo PDF (85 kb); su lectura requiere contar con el programa Acrobat Reader instalado.

(1) Directorio latinoamericano de editoriales: México [en línea]. Colombia : CERLALC. <http://www.cerlalc.org/dedl2/pdf/mexico_ed.pdf> [Consulta: 6 jul. 2006].

La importancia de las publicaciones periódicas para una biblioteca radica en que presentan información de vanguardia sobre un tema y su estado actual, que de otra manera en los libros de texto tardaría años en incluirse.

En la mayoría de campos de las ciencias, una revista especializada en el área puede fácilmente suplantar a cualquier libro, por la actualidad, calidad y exactitud de la información que proporciona.

Además del contenido de información de actualidad, otra característica de las publicaciones periódicas es que permiten una lectura diferente a la que ofrecen los libros, pues se pueden leer parcialmente o en forma discontinua, pues en su estructura tipográfica se incluye índice, encabezados, resúmenes, títulos y subtítulos, que ayudan a ubicar los artículos.

A continuación se presenta una breve selección de los principales editores y agencias, para suscribirse a los diarios, publicaciones periódicas y bases de datos, tanto mexicanas como del extranjero:

Diarios:

Publicaciones periódicas:

Agencias:

Las bibliotecas universitarias son una herramienta fundamental en el proceso de enseñanza aprendizaje de un sistema educativo ya que, mediante su acervo y servicios, se coadyuva al cumplimiento de los programas de estudio.

Uno de los principales objetivos de las bibliotecas, con relación al acervo bibliohemerográfico, es:

Constituir acervos equilibrados representativos del saber humano y acordes con los planes y programas de estudio de cada Institución del Sistema Incorporado (ISI), y de investigación, de difusión de la cultura y de extensión universitaria.

Por tal motivo se diseñó esta guía de trabajo, a fin de:

• Facilitar a las ISI realizar el diagnóstico de la calidad y cantidad de sus acervos, de acuerdo al plan de estudios impartido y a las disposiciones establecidas por la DGIRE para tal efecto.

• Programar las actividades necesarias para adquirir los materiales que se requieran.

• Adquirir los materiales faltantes necesarios para apoyar el proceso enseñanza aprendizaje de la Institución.

Para elaborar el programa de adquisiciones del material bibliohemerográfico deberá realizarse lo siguiente:

1. Un diagnóstico de la situación que guarda el material bibliohemerográfico, para lo que se utiliza el formato SI08-1, a seleccionar según el plan de estudios a evaluar.

Este diagnóstico permitirá, a cada ISI, identificar la situación que guarda su acervo para que, a partir del mismo y de acuerdo con los recursos económicos disponibles, se definan las actividades que deberán desarrollarse para que el acervo satisfaga su objetivo de apoyar el cumplimiento de los programas académicos que se llevan a cabo.

2. Definir las actividades que permitan adecuar el acervo, por ejemplo:

• Cotejar si existe en la biblioteca la bibliografía citada en los programas operativos de cada asignatura.

• Convocar a los profesores a una visita a la biblioteca, para la revisión de los contenidos y verificación de la pertinencia y suficiencia, de acuerdo a la asignatura que imparten.

• Recopilar bibliografías actualizadas de cada asignatura, preparadas por los profesores titulares de acuerdo a la necesidad de su asignatura.

• Consultar la bibliografía sugerida por la DGIRE de cada asignatura, disponible en la sección Normatividad del sitio.

• Asignar el presupuesto mensual para compra de libros.

• Visitar librerías y ferias de libro a fin de comparar precios y conocer otras opciones editoriales.

• Compilar catálogos de editoriales.

• Revisar sitios en internet de editoriales.

• Organizar ferias de libro.

• Implementar campañas de donación.

• Tramitar donaciones de editoriales.

• Adquirir los títulos que sean necesarios.

• Difundir las nuevas adquisiciones a la comunidad educativa.

• Otras actividades que favorezcan y propicien el uso de las bibliotecas.

3. Calendarizar mensualmente cada una de las actividades definidas para realizar las adquisiciones del acervo; para ello, deben utilizarse los formatos SI08-2 y SI08-3. Cuando a la ISI en supervisión académica se le señale el compromiso de elaborar el programa de adquisiciones, este deberá cumplirse en un lapso no mayor de seis meses a partir de la fecha de su elaboración; el resto de ISIs deben contar con un programa permanente anual de incremento de acervos.

4. El programa de adquisiciones deberá ser enviado a DGIRE, a más tardar un mes después de la fecha en que la ISI reciba el presente documento, acompañado por los formatos SI08-2 y SI08-3. Las instituciones de nueva incorporación pueden utilizar este instrumento para programar las adquisiciones de acuerdo a la incorporación gradual que llevan a cabo.

5. Para conocer el avance del programa de adquisiciones, durante los primeros días de cada mes, la ISI que tenga establecido el compromiso de incremento de acervo, enviará a la Coordinación de Supervisión Académica de la DGIRE, un informe notificando las actividades y adquisiciones ya efectuadas.

Las ISI que no tengan compromiso derivado de supervisión académica, también deberán elaborar el Programa de adquisiciones a llevar a cabo a lo largo del ciclo escolar, para que permanentemente se incremente el acervo bibliohemerográfico; en este caso no se requiere enviar ningún informe a DGIRE.

Las ISI que sí deberán reportar las adquisiciones bibliográficas, acompañarán el informe de:

• Un listado ordenado por grado - semestre - asignatura, que detalle autor, título y pie de imprenta, y el número de ejemplares disponibles de cada título; ejemplo:

• DERECHO - 1er semestre
• Introducción al estudio del derecho (1104):

   

  García Máynez, Eduardo, Introducción al estudio del derecho. México, Porrúa, 2002.- 3 ejemplares.

  Sociología (1105)

  Gomezjara, Francisco, Sociología. México, Porrúa, 2002. - 3 ejemplares.

  • Copia fotostática de las facturas de compra, si fuese el caso.

Se sugiere consultar el apartado 5.4 Material bibliohemerográfico del Manual de disposiciones y procedimientos para el Sistema Incorporado de la UNAM de la DGIRE, para tener en cuenta la normatividad que se señala para las Instituciones del Sistema Incorporado a la UNAM.

6. Finalmente, el material adquirido deberá procesarse y ponerse a disposición de la comunidad lo antes posible, mismo que permanentemente será verificado en las supervisiones académicas que reciba la ISI.

A la fecha están disponibles los formatos para realizar el Diagnóstico y el Programa de adquisiciones, de los planes de estudio de bachillerato:

Bachillerato:

• Escuela Nacional Preparatoria

• Colegio de Ciencias y Humanidades

A continuación presentamos una compilación de diarios en línea; algunos de ellos requieren suscripción para obtener clave de consulta:

Nacionales:

Estatales:

Internacionales:

Las ferias del libro son otra herramienta para desarrollar las colecciones de las bibliotecas, ya que ofrecen una visión del panorama editorial y se tiene la posibilidad de consulta directa de los materiales.

La visita a las ferias, al igual que a las librerías, debería contemplarse como una actividad periódica para profesores y bibliotecarios, pues es una agradable forma de encontrar novedades editoriales impresas y electrónicas, o de actualizarse sobre las nuevas ediciones de obras previamente conocidas.

Probablemente no se realizarán las adquisiciones en una feria, pero sí la selección y el establecimiento de contactos con editores y distribuidores, además de obtener catálogos de las editoriales de interés y de tomar nota de las obras deseadas, para que posteriormente la escuela tramite la adquisición.

Cada Estado de la República Mexicana organiza ferias del libro, por lo que cada ISI puede informarse de las fechas en que se realizan.

A continuación presentamos una compilación de las principales ferias, incluyendo el mes aproximado en que se llevan a cabo:

Ferias en la Ciudad de México:

Ferias en el interior de la República:

Como herramienta de apoyo al trabajo bibliotecario, se presenta una compilación de las principales bibliotecas de interés para el SI, que cuentan con catálogo en línea:

Bibliotecas universitarias:

Internacionales:

Bibliotecas especializadas:

Bibliotecas públicas:

Biblioteca Nacional:

A continuación presentamos una compilación de revistas en línea; algunas requieren suscripción para obtener clave de consulta:

De la UNAM:

Comerciales:

Con la misma idea de que la biblioteca universitaria es un recinto agradable y dinámico, al seleccionar el mobiliario debe tomarse en cuenta esta premisa y acondicionar los espacios con muebles vistosos, cómodos y seguros, que hagan de la biblioteca un lugar acogedor, y que la distribución de los elementos decorativos, de la iluminación, ventilación, señalización y mobiliario, lo hagan confortable.

Sin importar si la institución construye un local especial para la biblioteca, o si adapta otro ya existente, debe considerarse que la biblioteca ha de ocupar un espacio destinado únicamente para ella, que se respete como tal y que cumpla con ciertas características arquitectónicas a fin de facilitar el trabajo intelectual de la comunidad.

Citando el documento Normas para bibliotecas universitarias, se refleja la importancia de las condiciones ambientales en la biblioteca:

"La biblioteca universitaria será atractiva, acogedora y estará cuidadosamente diseñada para promover la eficacia tanto operativa de utilización. Los factores específicos más importantes incluirán las características ambientales generales que influyen en los usuarios, el personal y las colecciones (iluminación, ventilación, temperatura y control de humedad, transporte horizontal y vertical, seguridad, etcétera), la disposición de las estanterías, el número y variedad de lugares para la lectura, la relación entre los lugares de servicio, la fluidez efectiva de los materiales, el espacio adecuado para el personal y las operaciones" (1).

Algunos factores a tomar en cuenta al planear, construir o remodelar una biblioteca, son:

• Ubicarla en planta baja. Por razones de seguridad y comodidad y para facilitar el acceso de la comunidad.
• Visibilidad. Las puertas y ventanas deben permitir ver desde exterior algunas zonas de la biblioteca para permitir que los profesores observen desde fuera la conducta de los alumnos, pero sobre todo, para motivar que otros estudiantes se animen a asistir a la biblioteca.
• Recintos atractivos. La biblioteca debe contar con una distribución agradable, en la cual los usuarios se sientan animados para trabajar. Hacer de una biblioteca un lugar atractivo depende primordialmente de bibliotecarios y profesores, pero también depende del tipo de mobiliario, pintura, iluminación y decoración que se dispongan. Una buena manera de hacer atractiva la biblioteca es colocando señalamientos sobrios, carteles y pizarrones de anuncios, pero también debe cuidarse la distribución de la sala de lectura y estantería, la pintura de paredes y mobiliario y el aseo diario.
• Identificación. La entrada a la biblioteca debe portar un letrero vistoso que indique BIBLIOTECA, o su nombre completo si lo tiene, ej. BIBLIOTECA JUAN GUTEMBERG.
• Funcionalidad. El término de 'funcionalidad' implica que en la biblioteca los usuarios puedan realizar cómodamente las actividades de consulta de los catálogos, de lectura, y uso de algún otro recurso que provea la biblioteca, así como también el que los bibliotecarios puedan hacer el proceso técnico y préstamo de las obras de manera holgada. A decir de los autores citados: "debe permitir hacer lo mínimo indispensable con cierta holgura de espacio, de manera que estar en la biblioteca no resulte pesado y desagradable".
• Flexibilidad. La flexibilidad implica contemplar diversos factores al momento de construir, remodelar o ampliar las bibliotecas, para el acomodo del mobiliario que se utilizará. Entre los factores a tomar en cuenta están:
  • Evitar las paredes interiores; se recomiendan las columnas para tener un espacio abierto. Pueden construirse falsos muros (mampostería con cristal) para dividir las áreas que sean necesarias, como los cubículos de estudio, áreas de procesos técnicos y espacio para resguardo de material digital.
  • Utilizar las estanterías como referente divisorio entre las áreas.
  • Procurar que el equipo de seguridad y ventilación interfieran lo menos posible con la distribución de la planta (extintores, salidas de emergencia, controles antirrobo de libros, y ventiladores).
  • Planificar las instalaciones eléctricas y sanitarias antes de ocupar el área, de manera que se prevean los contactos necesarios para la iluminación, instalación de equipos de cómputo, ventilación y otros, antes de equipar el recinto.
  • Colocar los materiales bibliográficos en la estantería a un máximo del ocupación del 75%, para permitir la integración de nuevas obras sin tener que hacer constantes recorridos de acervo.

La normatividad que ha establecido la DGIRE, para la planta física de las bibliotecas del Sistema Incorporado, puede consultarse en el inciso 5, del Anexo 1 al Manual de disposiciones y procedimientos para el Sistema Incorporado a la UNAM, así como en el inciso 2.13.5 del Instructivo de Incorporación.

También, por cortesía de la revista Información, se incluye una lectura que puede ser de utilidad: "Criterios y procedimientos para la remodelación, ampliación o adaptación de edificios para bibliotecas universitarias", de Cecilia Vélez Salas (2).

Otros aspectos de la infraestructura a considerar son:

• Mobiliario y equipo
• Acondicionamiento ambiental
• Personal
• Capacidad instalada
• ¿Desea construir o remodelar la biblioteca? [pdf 787 kb]

(2) Reglamento general del Sistema Bibliotecario de la UNAM.

La biblioteca es un recinto agradable y dinámico, por lo que al seleccionar el mobiliario debe tomarse en cuenta esta premisa y acondicionar los espacios con muebles vistosos, cómodos y seguros, que contribuyan a hacer de la biblioteca un lugar acogedor.

Debe procurarse que el mobiliario y equipo sea móvil, intercambiable, de fácil expansión, estándar y fácilmente lavable para facilitar la limpieza; otra recomendación es que permanentemente debe cuidarse que estén en buenas condiciones (que las patas no cojeen, que la pintura esté en buen estado, que sean de tamaño adecuado para usuarios adultos, que las sillas tengan respaldo, etc.) y de que no sea extraído de la biblioteca hacia otras áreas de la Institución.

Entre el principal mobiliario necesario en una biblioteca se distingue el siguiente:

• Mesas
• Sillas
• Estantería
• Soportalibros
• Catálogo
• Pizarrones y exhibidores
• Carritos transportadores
• Bancos de seguridad
• Archiveros
• Mostrador de préstamo
• Sistemas de comunicación

Mesas

No conviene utilizar mesas grandes corridas, pues ocupan mucho espacio. Se prefieren las mesas cuadrangulares individuales o grupales para no más de 4 alumnos, a menos de que se trate de un aula de reunión donde puede instalarse una mesa circular.

Sillas

Deben seleccionarse sillas cómodas, de material resistente y en número suficiente tanto para los usuarios de la sala de lectura y de catálogos, como para el personal. Para que sean confortables, las sillas deben tener respaldo.

Estantería

La buena estantería de la biblioteca debe reunir las siguientes condiciones: seguridad, resistencia, estabilidad para los fondos, versatilidad, normalización, y en algunos casos, movilidad. La seguridad implica evitar peligro para los usuarios y para los materiales; la resistencia supone la estabilidad propia y la no deformación por el peso; la estabilidad implica que los estantes cuenten con soportes laterales fijos y sujetalibros; y, la movilidad, indispensable cuando la estantería es utilizada para dividir secciones dentro de la biblioteca y constantemente se tiene que desplazar.

Los estantes deben ser metálicos, por ser resistentes al peso, a los cambios de temperatura y a la humedad, además de que se facilita su limpieza.

Al diseñar la estantería se debe eliminar cualquier barrera que dificulte al usuario el contacto con los libros; por ello deben evitarse los estantes con puertas y cerraduras de cualquier tipo, que lo que ocasionan es que por el 'celo' de conservar los materiales éstos no se utilicen, contradiciendo la vocación de la biblioteca de difundir sus fondos. Una excepción se hace en el caso de los materiales multimedia, que por su tamaño y lo delicado del material, se justifica la necesidad de resguardarlos de otra manera.

Los estantes pueden ser sencillos o dobles, y los hay también de tipo exhibidor, para colocar inclinados y de frente revistas, libros y otros materiales.

La estantería se complementa con los porta rótulos o señalamientos en el copete de cada mueble o como salientes en los pasillos, que sirven para orientar tanto al usuario como al personal bibliotecario para ubicar las áreas temáticas en la estantería.

La estantería que se recomienda es de 2.10 m de altura, con 6 entrepaños móviles, de .90 m. de ancho. Si los estantes se van a colocar contra la pared deben ser sencillos, pero si se van a colocar en baterías, por seguridad del personal, de los usuarios y del material, deben ser dobles.

Actualmente existen al menos dos marcas mexicanas que fabrican estantería de diseño exclusivo para bibliotecas, pues por mucho tiempo se utilizaron estructuras más apropiadas para otro tipo de establecimiento, no para bibliotecas, que son muy peligrosas por lo inestables ante los movimientos propios de la toma y acomodo del material y aún de la propia limpieza, y no se diga de los movimientos telúricos, y requería asegurarla al techo y entre ella con otro tipo de aditamentos para que no cayera, atentando contra la armonía del espacio.

La estantería moderna está diseñada para uso de bibliotecas, es fácil de instalar, cambiar de lugar y limpiar. Los costados son planos, para que no se caigan al piso los materiales y las charolas son fácilmente ajustables porque no usan tornillos en ninguna parte de su instalación. Incluso, los colores son vistosos para dar mejor ambientación al recinto.

En espacios físicos reducidos, puede planearse la adecuación de estantería móvil, en cuyo caso debe disponerse de un espacio en planta baja (se requiere colocar un cimiento de cemento para una carga determinada de toneladas de peso).

Soportalibros

Cualquier tipo de estantería que se utilice, debe complementarse con sujetalibros o soportes, para que no se deslicen los libros de su posición vertical y contribuir a su conservación.

Catálogo

En las bibliotecas que aún utilizan la opción de catálogo en formato de tarjetas impresas, se requiere contar con un mueble de madera o metal que se denomina catálogo o fichero. Las gavetas son del tamaño de las fichas (12.5 x 7 cm.), y cuentan con una varilla para sujetar las tarjetas por la parte central inferior, a fin de evitar que los usuarios las desacomoden.

El mueble de catálogo es imprescindible para facilitar las búsquedas de material tanto por los usuarios como por el personal bibliotecario y puede consistir en secciones de tarjetas arregladas alfabéticamente de manera separada por autor, título y tema, a lo que se denomina catálogo dividido, o bien, integrar en un sólo orden alfabético todas las tarjetas, lo que recibe el nombre de catálogo diccionario.

En cualquier caso, en promedio se calcula que cada gaveta tiene capacidad para 800 fichas; se recomienda dejar en cada gaveta un espacio de 10 cm. para facilitar la consulta de las tarjetas.

Asimismo, el catálogo debe colocarse sobre algún mueble, a una altura de 1.20 m. aproximadamente (2), procurando dejar espacio adyacente para que los usuarios anoten los datos para solicitar o buscar posteriormente los materiales en el acervo.

Para aquellas bibliotecas cuyo catálogo es automatizado, el mueble del fichero se sustituye por un equipo de cómputo dedicado exclusivamente a la consulta bibliográfica. Además del equipo de cómputo de la biblioteca los usuarios pueden utilizan los equipos del laboratorio de cómputo de la Institución para consultar el catálogo, en cuyo caso el programa y base de datos deberán estar instalados en cada uno de esos equipos, ya sea en acceso monousuario o por red.

Ya sea que la biblioteca cuente con catálogo impreso o automatizado, este debe estar en el área de circulación del recinto.

Como complemento, en la zona de catálogo se colocan las papeletas de solicitud del material, para que los usuarios anoten los datos de las obras.

Pizarrones y exhibidores

Los pizarrones son un excelente medio de comunicación entre la biblioteca y la comunidad de usuarios, ya que en ellos se colocan artículos novedosos de revistas o libros, el reglamento de biblioteca, la clasificación resumida, anuncios, invitaciones, listas de nuevas adquisiciones, y cualquier otra información que sirva para mejorar la utilización de la biblioteca.

El pizarrón puede ser de corcho o de superficie escribible, y las dimensiones dependerán del espacio visible disponible en la biblioteca, aunque también puede gestionarse tener un espacio en cualquier otro pizarrón ubicado en los pasillos de la Institución.

Debe considerarse que un pizarrón contiene información novedosa, por lo que debe revisarse constantemente el contenido para retirar los anuncios caducos y actualizar las notas. También debe cuidarse que la colocación sea armoniosa, evitando saturar el espacio disponible en el pizarrón.

Carritos transportadores

La finalidad de los carritos transportadores es facilitar la movilidad del acervo entre las diversas áreas de la biblioteca e incluso fuera de ella.

Cuando la biblioteca ofrece el servicio de estantería abierta, el carrito transportador es útil para que los usuarios depositen en él los materiales utilizados y así posteriormente el bibliotecario los acomodará trasladando el carrito por entre la estantería sin tener que cargar los materiales.

El carrito también es de suma utilidad cuando se realiza el proceso técnico de las nuevas adquisiciones, el proceso de descarte de materiales o el de preparación de la encuadernación.

En el mercado se comercializan diferentes modelos, pudiéndose seleccionar el que mejor se ajuste a las necesidades de la biblioteca.

Bancos de seguridad

En las bibliotecas que se requiere extraer y acomodar material en estantes de más de 1.20 m. de altura, se hace necesario contar con un banco especial para que los usuarios y el personal se suban con seguridad y no se puedan accidentar.

Los bancos de seguridad, a diferencia de las escaleras o sillas, dan mayor estabilidad a la persona pues normalmente esta tendrá ocupadas las manos con material y en el caso de las escaleras o sillas la inestabilidad propicia un accidente. Los bancos de seguridad cuentan con un aditamento para que con el peso de la persona que se sube se bloqueen las ruedas y no se mueva el banco; asimismo, están, como están recubiertos con una superficie de goma se evitan los resbalones.

Archiveros

En algunas bibliotecas se proporciona el servicio de 'archivo vertical', que es una colección actualizada de folletos, recortes, ilustraciones, volantes, avisos y otros recursos, sobre un tema en particular, para lo que se requiere poder guardar los documentos en fólders y estos en gavetas de archivos.

El mejor archivero es el de 4 gavetas y de tipo horizontal, en donde el material se coloca de manera lateral.

El mueble del archivo vertical se coloca en la sección de consulta de la biblioteca, o en un lugar cercano al escritorio o mostrador del bibliotecario.

Mostrador de préstamo

Un mostrador de préstamo suele ser el primer contacto entre el usuario y la biblioteca, y mas que tener función de vigilancia, debe ser una herramienta de información.

El tamaño del mostrador estará en función de las dimensiones de la biblioteca, pero en él se debe ubicar el servicio de trámite de préstamo y devolución de los materiales, trámites de comprobantes de no adeudo de libros, entre otros. La altura promedio es de 1.20 m.

La parte del mostrador que da hacia el usuario es lisa, mientras que por la parte interna se colocan repisas y cajones para guardar sellos, papelería de préstamo, estadísticas, material para el proceso como cinta adhesiva, resistol, etiquetas y otros artículos de papelería. En la parte superior generalmente se coloca información para los usuarios como folletería y circulares.

Se recomienda cuidar continuamente el aspecto visual del mostrador para que el espacio bibliotecario sea agradable; esto implica retirar todos aquellos elementos que deterioren la imagen de la biblioteca o que estén desactualizados.

En bibliotecas muy pequeñas el mostrador se sustituye por el escritorio, equipo de cómputo y silla del bibliotecario.

Sistemas de comunicación

Parte de la flexibilidad del edificio de biblioteca consiste en contar con instalaciones electrónicas, para facilitar la intercomunicación dentro del edificio o hacia el exterior, así como la conexión de los equipos de computación en Intranet e internet.

Consideración final

La normatividad que ha establecido la DGIRE, para la planta física de las bibliotecas del Sistema Incorporado, puede consultarse en el inciso 5, del Anexo 1 al Manual de disposiciones y procedimientos para el Sistema Incorporado de la UNAM, así como en el inciso 2.13.5 del Instructivo de Incorporación.

Puede solicitar asesoría sobre proveedores especializados en mobiliario y equipo de bibliotecas, escribiendo a gloyolam@dgire.unam.mx; también puede consultar imágenes de mobiliario especializado.

Es necesario planificar el acondicionamiento ambiental de una biblioteca para aprovechar las condiciones naturales de iluminación, ventilación y acústica, a la vez que se deben considerar los equipos necesarios para brindar confort al usuario y para la óptima ambientación en la conservación de las colecciones.

Los aspectos específicos del acondicionamiento ambiental son:

• Iluminación
• Ventilación y temperatura
• Acústica
• Seguridad
• Normatividad

Iluminación

La luminosidad en los diferentes espacios de la biblioteca favorece la conformación de un espacio agradable y debe invitar a entrar al recinto. Deberá cuidarse que la iluminación sea adecuada a las diversas áreas: sala de lectura, estantería, zona de circulación, catálogos y área del personal. Se recomienda que la luminosidad en las áreas esté entre 300-500 luxes.

Las ventanas amplias favorecen la iluminación natural, pero se debe complementar con la artificial, pues la natural es variable y puede penetrar hasta una distancia limitada a través de las ventanas, y psicológicamente es necesaria para las personas, pero no debe dejar de instalarse la artificial.

Asimismo, al ordenar los espacios en la biblioteca debe cuidarse que el sol directo no toque los materiales bibliográficos pues se propicia el deterioro del papel y plásticos cuando se exponen permanentemente al sol. También se evitará la incidencia directa de los rayos solares sobre los lectores, el personal o los equipos electrónicos.

La iluminación debe ser prevista en función de las actividades que se realizan en cada espacio: lectura, audición, administración, exposición, etc.

Niveles lumínicos recomendados

La lectura es la actividad que más nivel lumínico necesita por lo que se procurará que las fuentes de luz natural o artificial estén ubicadas cenitalmente para lograr una mejor iluminación sobre el plano de la lectura. Cuando la iluminación natural no sea suficiente, debe garantizarse el uso complementario de iluminación artificial, recomendándose el uso de lámparas fluorescentes.

En complemento a la iluminación mínima, debe cuidarse la calidad de la misma, es decir evitar contrastes violentos, sombras y encandilamientos, que pueden ser molestos a usuarios y al personal, e incluso más molestos que la luz deficiente.

En la zona de estantería debe cuidarse que las luminarias estén colocadas en los pasillos libres de estantes, es decir, perpendicularmente a las de la iluminación, lo que evita que los libreros queden en la sombra.

Ventilación y temperatura

Todos los ambientes de una biblioteca, especialmente las salas de lectura, deben ser térmicamente confortables. En el caso de localidades excesivamente calurosas y solamente cuando sea imposible lograr niveles aceptables de temperatura mediante la disposición de ventilación natural cruzada en la edificación, creación de microclimas, etc., debe recurrirse a sistemas mecánicos de enfriamiento y ventilación diseñados adecuadamente para controlar la temperatura y humedad del recinto. La temperatura interior debe oscilar entre los 19 y 24 grados centígrados.

A fin de evitar el deterioro en las colecciones, las ventanas y otros elementos de ventilación natural deben ser estudiados a manera de poder controlar la circulación del aire, además de evitar la posible entrada de agua, sol, polvo u otros contaminantes atmosféricos, así como de insectos y alimañas.

Cuando se usan ventiladores en el techo, para ayudar a mantener el confort térmico de una sala de lectura, no deberán quedar debajo de la fuente de luz artificial para evitar la intermitencia de la iluminación sobre el plano de lectura. Debe procurarse también que la velocidad de operación de éstos sea graduable y así evitar que se produzcan corrientes de aire molestas. La renovación de aire estimada para lograr los niveles deseados es de 20 veces por hora.

La decisión sobre el uso de un sistema de aire acondicionado central o descentralizado dependerá del criterio técnico, disponibilidad de recursos y oferta de servicios de mantenimiento en la localidad.

Sin embargo, independientemente del sistema que se adopte, se debe poner un especial énfasis en dotar la edificación con un sistema adecuado de deshumificación, pues mantener baja la humedad relativa del aire puede crear un ambiente más confortable aunque no se logre bajar significativamente la temperatura interior, además de ofrecer mejores condiciones de preservación de las colecciones. Los medios húmedos y cálidos son más propicios para la proliferación de hongos y otros elementos inconvenientes.

En la programación debe definirse el tipo de ventilación a utilizar en la edificación para que se considere en el proyecto y evitar intervenciones posteriores costosas y antiestéticas.

Acústica

La palabra "biblioteca" tradicionalmente ha estado asociada a la idea de tranquilidad, por tanto, las características del medio que normalmente le rodean requieren previsiones especificas en este aspecto del diseño.

La zonificación y ubicación del recinto se estudiará para preservarla de los ruidos externos, considerando especialmente la ubicación de los espacios de lectura en las zonas más silenciosas del conjunto.

La dinámica de algunas actividades propias de la biblioteca exige previsiones de control acústico interno, a fin de no perturbar las actividades que requieran mayor tranquilidad. Para ello se recomienda:

• Agrupar los espacios donde se realizan actividades de naturaleza similar (lectura, talleres, oficinas, etc.) En caso de contar con varias plantas se recomienda ubicar en pisos bajos las actividades con mayor ruido y tráfico.
• Utilizar mobiliario o cancelerías adecuados para el aislamiento del sonido dentro de un mismo espacio, tales como cubículos, cabinas, etc.
• Utilizar materiales adecuados en revestimiento y acabados internos, como alfombras, vinyl, linóleo, tela, corcho, plafones acústicos, etc. en pisos, paredes y techos.
• Los espacios tales como auditorio, salón de usos múltiples, salas audiovisuales, fonoteca, etc., exigen un tratamiento acústico específico.

Las áreas de mayor tráfico son el catálogo público, mostrador de préstamo, colección de consulta, fotocopiado y guardarropa. En estas zonas es conveniente el alfombrado, pues permite reducir el ruido hasta en un 50%. Se sabe que la alfombra tiene costos de instalación y mantenimiento, pero debe valorarse el costo-beneficio para brindar a los usuarios espacios silenciosos.

Entre las áreas que requieren total aislamiento están las oficinas de los bibliotecarios y las oficinas administrativas, así como los cubículos de estudio grupal.

Por último, y la más importante, el área de lectura, que debe quedar aislada de las zonas ruidosas para que se cumpla el objetivo de brindar condiciones de estudio e investigación.

Seguridad

La biblioteca debe estar protegida contra diversos inconvenientes como los robos, mutilaciones e incendios.

Es recomendable tener un solo acceso a la biblioteca, que funja como entrada y salida, para tener mejor control.

El uso de espejos puede ayudar al bibliotecario a vigilar las áreas que queden fuera de alcance visible, como la estantería o cubículos. En éstos últimos se recomiendan muros y puertas con ventanas transparentes para ver hacia dentro. Con estas herramientas se evita la mutilación y maltrato de los materiales, pues psicológicamente los usuarios se saben vigilados.

En cuanto a los incendios, deben colocarse extintores suficientes, en lugares estratégicos, de preferencia a base de polvo químico, porque el agua puede dañar mucho mas los materiales que el mismo fuego. Para los espacios que incluyen equipos de cómputo funcionan los mismos extintores.

En cuanto al robo de los materiales, si la biblioteca es de grandes dimensiones, se recomiendan los sistemas magnéticos de sensibilización electrónica de los materiales, que aunque son costosos, debe sopesarse entre las ventajas y desventajas (costo-beneficio) de instalar dichos controles. Si la biblioteca es pequeña, lo que se recomienda es ofrecer el servicio de guardarropa, o pedir a los usuarios que entren sin mochilas.

Normatividad

La normatividad mínima que ha establecido la DGIRE, para la planta física de las bibliotecas del Sistema Incorporado, puede consultarse en el inciso 5, del Anexo 1 alManual de disposiciones y procedimientos para el Sistema Incorporado de la UNAM, así como en el inciso 2.13.5 del Instructivo de Incorporación.

Asimismo, antes de construir, ampliar o remodelar un recinto bibliotecario, deben consultarse las legislaciones vigentes de los siguientes ordenamientos:

• Ley de Desarrollo Urbano del Distrito Federal.
• Reglamento de construcciones para el D.F. 
• Reglamento de la ley de protección civil para el D.F. 
• Normas técnicas complementarias del Reglamento de construcciones para el Distrito Federal (1)

o sus equivalentes para en caso de las ISI foráneas.

(1) Puede consultarse la legislación local en el sitio del Gobierno del Distrito Federal http://www.asambleadf.gob.mx/informac/legisla/reglamen/r129/r129p.htm

Dentro de una institución educativa existe personal especializado en cada área del trabajo académico administrativo, entre el cual figura el personal bibliotecario, al que debería considerarse dentro de la planta docente.

Así como la biblioteca es una pieza esencial de la sociedad, el bibliotecario lo es de la biblioteca y es él quien está preparado para realizar las funciones académicas y profesionales de la biblioteca como enriquecer las colecciones, optimizar los servicios y difundir su uso; es un mediador entre la información y el usuario.

Cantidad de personal

La cantidad del personal bibliotecario estará en función del tamaño de la institución educativa; las Normas para bibliotecas universitarias (1) indican:

"La biblioteca universitaria tendrá un número y variedad suficiente de personal para desarrollar, organizar y mantener las colecciones y proporcionar los servicios de consulta e información que satisfagan las necesidades de la universidad".

La cantidad de personal en una biblioteca escolar o universitaria dependerá de diversos factores, tales como la cantidad de planes de estudio que ofrezca la institución, los turnos en que se impartan los planes de estudio, la cantidad de profesores y matrícula de alumnos por atender, y, la gama de servicios que ofrezcan.

En instituciones educativas muy pequeñas es frecuente encontrar al frente de las bibliotecas a un solo bibliotecario o bibliotecaria, realizando la totalidad de las actividades, tanto profesionales como no profesionales, lo cual es posible, pero exige que la institución le facilite todo el apoyo posible para que pueda desarrollar las actividades eficientemente.

El bibliotecario deberá estar dedicado exclusivamente a desarrollar las actividades de la biblioteca, y debe ofrecer a la comunidad un horario de servicio mayor al de las actividades escolares, para que puedan permanecer en sus salas de lectura el tiempo que sea necesario. Existen bibliotecas que en periodos de exámenes amplían los horarios de servicio, por ejemplo proporcionando horario nocturno en los fines de los ciclos escolares.

El personal bibliotecario debe estar involucrado con la organización de la institución académica, por lo que debe conocer lo siguiente:

1. Los objetivos y las funciones de la biblioteca como instrumento de información, instrucción, educación, investigación, y difusión de la cultura.

2. Los principios, las técnicas y las prácticas de planeación, dirección, organización y evaluación de bibliotecas, como sistemas de información documental.

3. Los principios, las técnicas y las prácticas de identificación, selección, organización, almacenamiento, interpretación, promoción y difusión de materiales y contenidos.

El profesional más adecuado, mejor capacitado y con mayor visión de las necesidades de información de una comunidad de usuarios es el bibliotecario profesional. Para que a una persona se le considere bibliotecario profesional, debe cumplir las siguientes condiciones:

• Tener formación académica en bibliotecología, ciencias de la información o alguna otra carrera afín.

• Competencia en aspectos metodológicos concernientes a la búsqueda, recuperación, organización y manejo de la información

• Conocimientos suficientes en gestión de bibliotecas.

• Facilidad para motivar a los usuarios a la lectura, la investigación y el uso de la biblioteca.

Formación profesional

Para garantizar el rendimiento y resultados de las bibliotecas, debe contarse con profesionales formados de tal manera que adquieran las siguientes habilidades:

Preparación básica:

• Nivel licenciatura.

• Preparación en humanidades, para facilitar la identificación de autores y títulos en un contexto histórico.

• Amplio bagaje cultural general.

Preparación profesional:

• Bibliotecología, Ciencias de la Información, etc.

• Competencia en administración de bibliotecas.

• Aptitud para la docencia.

• Conocimiento del área educativa de que se trate.

• Competencia en el manejo de obras de consulta.

• Conocimiento de herramientas básicas de cómputo y medios electrónicos de comunicación.

• Competencia y manejo en bases de datos y catálogos en línea.

Rasgos de personalidad del bibliotecario:

• Inclinaciones para trabajar con niños y jóvenes.

• Aptitud de servicio.

• Apreciar el aprendizaje y la lectura.

• Actitud de fomento del estudio y la lectura como alimento del espíritu.

• Abierta, tolerante y accesible, para incitar los alumnos a acercarse a pedir asesoría.

• Personalidad entusiasta y afable.

• Habilidades para comunicarse con niños, maestros y autoridades escolares.

Las habilidades mencionadas facilitarán que el bibliotecario cumpla con las funciones que exige el trabajo bibliotecario.

Funciones y actividades principales del bibliotecario:

Entre las funciones que cotidianamente se llevan a cabo en las bibliotecas escolares y universitarias, están las siguientes:

• Analizar la situación y necesidades de la institución educativa.

• Mantener comunicación constante con las autoridades para gestionar el presupuesto relativo al funcionamiento de la biblioteca.

• Trabajar en función del contexto en el que se encuentra inmersa la institución educativa, de sus posibilidades económicas y disponibilidad de recursos humanos.

• Conformarse en equipo con la planta docente, para trabajar conjuntamente en la difusión y fomento de la biblioteca.

• Conocer a la comunidad que atiende.

• Compilar y administrar documentación diversa, como estadísticas, control del ejercicio presupuestal.

• Seleccionar y adquirir materiales, acordes a las necesidades de la escuela y en coordinación con la planta docente.

• Gestionar los recursos necesarios para la gestión de la biblioteca.

• Administrar los tiempos, espacios, y los recursos materiales y humanos, de que dispone la biblioteca.

• Ofrecer recursos y oportunidades para el aprendizaje.

• Orientar las colecciones al servicio de los requerimientos educativos, formativos y recreativos.

• Apoyarse en los acervos, fomentar aptitudes y actitudes que contribuyan a una educación integral, crítica y participativa.

• Participar en la capacitación de los usuarios en el manejo de las fuentes de información.

• Instruir a los usuarios en el uso de obras de consulta, catálogos, bibliografías y todo recurso documental de que disponga la colección, para que obtengan el mayor provecho del acervo.

• Promover la lectura como medio de formación.

• Motivar en los estudiantes el interés y gusto por acudir a diferentes materiales documentales para aprender y recrearse, a través de actividades acordes con las edades de los adolescentes y jóvenes.

• Relacionarse con otras bibliotecas y profesionales del ambiente educativo.

• Conocer y visitar ferias y librerías que oferten libros de texto para estar actualizado en las novedades.

• Atender a representantes de editoriales y librerías.

(1) Normas para bibliotecas universitarias. México : UNAM-DGB, 1980, p.15.

Se aconseja contar con el número de asientos que permitan acoger cómodamente sentado a un grupo completo de alumnos; para ejemplificar las recomendaciones de diferentes gremios bibliotecarios, a continuación se incluye información que recopila Ario Garza Mercado (1):

• La ABIESI recomienda que el número de lugares se calcule a razón de un 10 a 20% del total de los estudiantes inscritos, a los que habría que añadir cubículos para profesores

• Surya Peniche propone un porcentaje razonable que podría ser del 15 al 25% de la matrícula

• José Orozco Tenorio propone que se calcule del 15 al 20% de la población estudiantil registrada en el turno más alto, cuando la universidad trabajo con dos o más de éstos.

• Una norma alemana recomienda un porcentaje promedio del 12%, pero distingue el caso de los estudiantes de humanidades, con el 15%, de ciencias sociales, con 12% y de ciencias naturales, ingeniería y medicina, con el 8%.

• Una norma inglesa propone el 25%, distinguiendo una relación de un lugar por cada tres estudiantes de artes y de 1 lugar por cada cinco estudiantes de ciencias.

• Los estadounidenses Langmead y Beckman proponen un 25% para estudiantes de grado, 50% para estudiantes de posgrado, y hasta 25% para profesores.

Para garantizar el rendimiento y resultados de las bibliotecas, debe contarse con profesionales formados de tal manera que adquieran las siguientes habilidades:

La cantidad de metros cuadrados por usuario o miembro del personal que se recomienda, va desde los 2 hasta 6 m2, dependiendo del grado, pero la recomendación final de Garza Mercado es de 2-3 m2 por lector de grado y 3-4 m2 por usuario de posgrado.

En cuando al personal de la biblioteca, entre otras normas, se recomienda asignar 16.7 m2 por empleado administrativo, que incluye el área de circulación y su mobiliario y equipo. Otra recomendación indica asignar el 8% del total del área de usuarios y colecciones.

Lineamientos de la DGIRE

El requerimiento que solicita la DGIRE, es que se cuente con asientos para el 20% de la matrícula cómodamente sentada, a razón de 2m2 por alumno (2).

Para el área de atención al público y oficinas del personal bibliotecario, se destinará un 10% del área total de la biblioteca.

Para el área de acervo, deben asignarse 6m2 por cada 1,000 volúmenes.

(1) Garza Mercado, Ario. Función y forma de la biblioteca universitaria : elementos de planeación administrativa para el diseño arquitectónico. 2ª ed. México : COLMEX, 1984. 
(2) Manual de disposiciones y procedimientos para el Sistema Incorporado a la UNAM. México, UNAM-DGIRE, 2007.

EL EDIFICIO BIBLIOTECARIO

El estudio de la planeación del edificio de la biblioteca universitaria es amplio, por lo que si desea construir, adaptar o remodelar su biblioteca, por cortesía de Infoconsultores, S.C., proporcionamos a usted un artículo de Cecilia Salas Vélez "Criterios y procedimientos para la remodelación, ampliación o adaptación de edificios para bibliotecas universitarias" (1) (archivo pdf de 805,616 kb), que se publicó en la revista Información. Producción, Comunicación y Servicios. El artículo le será de mucha utilidad, ya que describe las características que debe reunir el edificio para una biblioteca, de cómo formar el equipo de planeación entre arquitecto, autoridades, director de la obra y bibliotecario para el proyecto de remodelación, adaptación o construcción de la biblioteca; también señala algunas pautas y necesidades a tomar en cuenta para planear los espacios en la era digital; y finalmente, incluye una tabla de recomendaciones relativas a los espacios:

Otro material que puede consultar es el libro Función y forma de la biblioteca universitaria : elementos de planeación administrativa para el diseño arquitectónico de Ario Garza Mercado (2), que contiene normatividad internacional sobre espacios, mobiliario, iluminación, ventilación, etc.

(1) VÉLEZ SALAS, Cecilia. "Criterios y procedimientos para la remodelación, ampliación o adaptación de edificios para bibliotecas universitarias", p. 6-14. En: Información. Producción, Comunicación y Servicios. Año 12, no. 50 (Verano 2000). 
(2) Garza Mercado, Ario. Función y forma de la biblioteca universitaria : elementos de planeación administrativa para el diseño arquitectónico. 2ª ed. México : COLMEX, 1984.

Al planear y organizar bibliotecas, es recomendable tener en consideración los estándares nacionales e internacionales diseñados exprofeso para la adecuación de los espacios y la organización de los servicios y las colecciones.

Para el incremento de las colecciones de una biblioteca, se requiere llevar a cabo diversas estrategias que pueden iniciarse apegándose al plan o planes de estudio y, en el caso del Sistema Incorporado, incluyen también tomar en cuenta la normatividad señalada en el Manual de disposiciones y procedimientos para el Sistema Incorporado de la UNAM y en el Instructivo de incorporación.

Para revisar a detalle una selección de normas existente consulte:

• Normas y recomendaciones mexicanas e internacionales para la formación de acervos

• Normatividad DGIRE para las instituciones del sistema incorporado

Respecto a la capacidad instalada o espacios para los usuarios consulte:

Capacidad instalada

A continuación se presenta una compilación de normas y recomendaciones mexicanas e internacionales, relativas a las colecciones de las bibliotecas universitarias.

Normas mexicanas:

Normas para el servicio bibliotecario en instituciones de enseñanza superior y de investigación 1:

"5.3 La colección básica general deberá formarse con DIEZ TÍTULOS bien seleccionados por cada materia impartida en la Universidad. Se hace notar que este es el mínimo por materia, pero deberá incrementarse tan pronto las posibilidades lo permitan o las exigencias de estudio y de investigación lo requieran".

"5.4 Deberá existir una colección de obras de consulta actualizadas y útiles formada por un mínimo de 500 TÍTULOS diferentes, en su fase inicial, que incluya enciclopedias generales y especializadas, diccionarios de todos tipos, bibliografías, directorios, anuarios, estadísticas, etc."

"5.6 El número de suscripciones o publicaciones periódicas debe ser de 15 a 20 títulos por especialización o carrera dentro de la Universidad"

Normas internacionales:

"La ALA (American Librarian Association, de Estados Unidos) maneja fórmulas para determinar el número de títulos que se necesitan y que van, desde 15 por cada estudiante de tiempo completo, hasta 85,000 que deben formar la colección básica" 2.

En los estándares del Comité de Estándares del Association of College and Research Libraries (ACRL) Board de la ALA, pero de 1995, se señala una colección básica de 85,000 volúmenes y añade después más ejemplares dependiendo de factores como profesores y estudiantes de tiempo completo, etc.

Ario Garza Mercado, recopila diversas normas y recomendaciones, entre las que destacan las siguientes 3:

Canadá: indica que debe partirse de 100,000 volúmenes y añadir 200 por estudiante de posgrado, hasta llegar a la proporción de 75 volúmenes por estudiante de tiempo completo.

Alemania: señala que se supone que una biblioteca puede satisfacer el 75% de las demandas si cuenta con un acervo de 300,000 volúmenes. El informe recomienda 600,000 volúmenes para abrir una nueva biblioteca universitaria, pero solamente 100,000 para una biblioteca técnica. Los alemanes establecen una relación de 2.5 a 1obras entre humanidades y ciencias sociales; de 2 a 1 entre ciencias sociales y ciencias naturales; y de 1.25 a entre ciencias sociales e ingeniería.

Respecto de los libros de texto, también señalan que se debe adquirir un número suficiente de ejemplares de éstos cuando son caros, o cuando forman parte de una bibliografía de consulta obligatoria más o menos amplia.

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(1) Asociación de Bibliotecarios de Instituciones de Enseñanza Superior y de Investigación (ABIESI). "Normas para el servicio bibliotecario en instituciones de enseñanza superior y de investigación", p. 29-40. En: Boletín del Instituto de Investigaciones Bibliográficas, México : UNAM. Vol. 2, no. 1 (ene.-jun. 1970).
(2) ALA. Normas para bibliotecas generales de la ALA. Washington: Unión Panamericana, Secretaría General, Organización de los Estados Americanos, 1964. 11 p., citado en "Estudio de normas en sus variadas aplicaciones para bibliotecas universitarias", p. 3-8. En: Biblioteca universitaria, México : UNAM-DGB. Vol. 5, no. 2 (abr.-jun. 1990).
(3) Garza Mercado, Ario. Función y forma de la biblioteca universitaria. 2ª ed. México : Colmex, 1984. p. 60-63.

Es necesario planificar el acondicionamiento ambiental de una biblioteca para aprovechar las condiciones naturales de iluminación, ventilación y acústica, a la vez que se deben considerar los equipos necesarios para brindar confort al usuario y para la óptima ambientación en la conservación de las colecciones.

Los aspectos específicos del acondicionamiento ambiental son:

• Iluminación

• Ventilación y temperatura

• Acústica

• Seguridad

• Normatividad

Iluminación

La luminosidad en los diferentes espacios de la biblioteca favorece la conformación de un espacio agradable y debe invitar a entrar al recinto. Deberá cuidarse que la iluminación sea adecuada a las diversas áreas: sala de lectura, estantería, zona de circulación, catálogos y área del personal. Se recomienda que la luminosidad en las áreas esté entre 300-500 luxes.

Las ventanas amplias favorecen la iluminación natural, pero se debe complementar con la artificial, pues la natural es variable y puede penetrar hasta una distancia limitada a través de las ventanas, y psicológicamente es necesaria para las personas, pero no debe dejar de instalarse la artificial.

Asimismo, al ordenar los espacios en la biblioteca debe cuidarse que el sol directo no toque los materiales bibliográficos pues se propicia el deterioro del papel y plásticos cuando se exponen permanentemente al sol. También se evitará la incidencia directa de los rayos solares sobre los lectores, el personal o los equipos electrónicos.

La iluminación debe ser prevista en función de las actividades que se realizan en cada espacio: lectura, audición, administración, exposición, etc.

Niveles lumínicos recomendados

La lectura es la actividad que más nivel lumínico necesita por lo que se procurará que las fuentes de luz natural o artificial estén ubicadas cenitalmente para lograr una mejor iluminación sobre el plano de la lectura. Cuando la iluminación natural no sea suficiente, debe garantizarse el uso complementario de iluminación artificial, recomendándose el uso de lámparas fluorescentes.

En complemento a la iluminación mínima, debe cuidarse la calidad de la misma, es decir evitar contrastes violentos, sombras y encandilamientos, que pueden ser molestos a usuarios y al personal, e incluso más molestos que la luz deficiente.

En la zona de estantería debe cuidarse que las luminarias estén colocadas en los pasillos libres de estantes, es decir, perpendicularmente a las de la iluminación, lo que evita que los libreros queden en la sombra.

Ventilación y temperatura

Todos los ambientes de una biblioteca, especialmente las salas de lectura, deben ser térmicamente confortables. En el caso de localidades excesivamente calurosas y solamente cuando sea imposible lograr niveles aceptables de temperatura mediante la disposición de ventilación natural cruzada en la edificación, creación de microclimas, etc., debe recurrirse a sistemas mecánicos de enfriamiento y ventilación diseñados adecuadamente para controlar la temperatura y humedad del recinto. La temperatura interior debe oscilar entre los 19 y 24 grados centígrados.

A fin de evitar el deterioro en las colecciones, las ventanas y otros elementos de ventilación natural deben ser estudiados a manera de poder controlar la circulación del aire, además de evitar la posible entrada de agua, sol, polvo u otros contaminantes atmosféricos, así como de insectos y alimañas.

Cuando se usan ventiladores en el techo, para ayudar a mantener el confort térmico de una sala de lectura, no deberán quedar debajo de la fuente de luz artificial para evitar la intermitencia de la iluminación sobre el plano de lectura. Debe procurarse también que la velocidad de operación de éstos sea graduable y así evitar que se produzcan corrientes de aire molestas. La renovación de aire estimada para lograr los niveles deseados es de 20 veces por hora.

La decisión sobre el uso de un sistema de aire acondicionado central o descentralizado dependerá del criterio técnico, disponibilidad de recursos y oferta de servicios de mantenimiento en la localidad.

Sin embargo, independientemente del sistema que se adopte, se debe poner un especial énfasis en dotar la edificación con un sistema adecuado de deshumificación, pues mantener baja la humedad relativa del aire puede crear un ambiente más confortable aunque no se logre bajar significativamente la temperatura interior, además de ofrecer mejores condiciones de preservación de las colecciones. Los medios húmedos y cálidos son más propicios para la proliferación de hongos y otros elementos inconvenientes.

En la programación debe definirse el tipo de ventilación a utilizar en la edificación para que se considere en el proyecto y evitar intervenciones posteriores costosas y antiestéticas.

Acústica

La palabra "biblioteca" tradicionalmente ha estado asociada a la idea de tranquilidad, por tanto, las características del medio que normalmente le rodean requieren previsiones especificas en este aspecto del diseño.

La zonificación y ubicación del recinto se estudiará para preservarla de los ruidos externos, considerando especialmente la ubicación de los espacios de lectura en las zonas más silenciosas del conjunto.

La dinámica de algunas actividades propias de la biblioteca exige previsiones de control acústico interno, a fin de no perturbar las actividades que requieran mayor tranquilidad. Para ello se recomienda:

• Agrupar los espacios donde se realizan actividades de naturaleza similar (lectura, talleres, oficinas, etc.) En caso de contar con varias plantas se recomienda ubicar en pisos bajos las actividades con mayor ruido y tráfico.

• Utilizar mobiliario o cancelerías adecuados para el aislamiento del sonido dentro de un mismo espacio, tales como cubículos, cabinas, etc.

• Utilizar materiales adecuados en revestimiento y acabados internos, como alfombras, vinyl, linóleo, tela, corcho, plafones acústicos, etc. en pisos, paredes y techos.

• Los espacios tales como auditorio, salón de usos múltiples, salas audiovisuales, fonoteca, etc., exigen un tratamiento acústico específico.

Las áreas de mayor tráfico son el catálogo público, mostrador de préstamo, colección de consulta, fotocopiado y guardarropa. En estas zonas es conveniente el alfombrado, pues permite reducir el ruido hasta en un 50%. Se sabe que la alfombra tiene costos de instalación y mantenimiento, pero debe valorarse el costo-beneficio para brindar a los usuarios espacios silenciosos.

Entre las áreas que requieren total aislamiento están las oficinas de los bibliotecarios y las oficinas administrativas, así como los cubículos de estudio grupal.

Por último, y la más importante, el área de lectura, que debe quedar aislada de las zonas ruidosas para que se cumpla el objetivo de brindar condiciones de estudio e investigación.

Seguridad

La biblioteca debe estar protegida contra diversos inconvenientes como los robos, mutilaciones e incendios.

Es recomendable tener un solo acceso a la biblioteca, que funja como entrada y salida, para tener mejor control.

El uso de espejos puede ayudar al bibliotecario a vigilar las áreas que queden fuera de alcance visible, como la estantería o cubículos. En éstos últimos se recomiendan muros y puertas con ventanas transparentes para ver hacia dentro. Con estas herramientas se evita la mutilación y maltrato de los materiales, pues psicológicamente los usuarios se saben vigilados.

En cuanto a los incendios, deben colocarse extintores suficientes, en lugares estratégicos, de preferencia a base de polvo químico, porque el agua puede dañar mucho mas los materiales que el mismo fuego. Para los espacios que incluyen equipos de cómputo funcionan los mismos extintores.

En cuanto al robo de los materiales, si la biblioteca es de grandes dimensiones, se recomiendan los sistemas magnéticos de sensibilización electrónica de los materiales, que aunque son costosos, debe sopesarse entre las ventajas y desventajas (costo-beneficio) de instalar dichos controles. Si la biblioteca es pequeña, lo que se recomienda es ofrecer el servicio de guardarropa, o pedir a los usuarios que entren sin mochilas.

Normatividad

La normatividad mínima que ha establecido la DGIRE, para la planta física de las bibliotecas del Sistema Incorporado, puede consultarse en el inciso 5, del Anexo 1 alManual de disposiciones y procedimientos para el Sistema Incorporado de la UNAM, así como en el inciso 2.13.5 del Instructivo de Incorporación.

Asimismo, antes de construir, ampliar o remodelar un recinto bibliotecario, deben consultarse las legislaciones vigentes de los siguientes ordenamientos:

• Ley de Desarrollo Urbano del Distrito Federal.

• Reglamento de construcciones para el D.F. 

• Reglamento de la ley de protección civil para el D.F. 

• Normas técnicas complementarias del Reglamento de construcciones para el Distrito Federal (1) o sus equivalentes para en caso de las ISI foráneas.

(1) Puede consultarse la legislación local en el sitio del Gobierno del Distrito Federal http://www.asambleadf.gob.mx/informac/legisla/reglamen/r129/r129p.htm

El área de servicios al público representa la imagen de la biblioteca. Dentro de las principales funciones de toda biblioteca están los servicios a la comunidad, que en el nivel de bachillerato pueden ser generales y a partir de licenciatura se requerirán más especializados.

El uso y difusión de la biblioteca serán más efectivos mientras mejores sean los servicios bibliográficos que ofrezca la biblioteca a su comunidad, y deben ser brindados por personal capacitado; también se requerirá contar con una colección adecuada, con instalaciones funcionales, con acceso a un catálogo bibliográfico completo y estructurando actividades de difusión atractivas.

A continuación se describen los principales servicios bibliográficos que prestan las bibliotecas (pulse en cada tema para ver el contenido):

• Consulta
• Préstamo:
  • Interno
  • A domicilio
  • Interbibliotecario
  • Reserva
• Orientación
• Catálogo
• Servicios automatizados: Internet
• Acceso a la estantería
• Fotocopiado
• Horario

Dependiendo del tipo de usuarios, pueden ofrecerse también servicios especializados de:

• Documentación
• Elaboración de bibliografías
• Diseminación selectiva de información

Este servicio se ubica en la entrada de la biblioteca, en el área de circulación, y debe estar a la vista, alejado de la sala de lectura de manera que se evite el ruido a los lectores.

En bibliotecas pequeñas el mostrador o escritorio del bibliotecario deberá también estar colocado a la entrada de la biblioteca, desde donde pueda tener visión hacia toda la biblioteca, y como usualmente se cuenta sólo con un bibliotecario, desde este punto él desarrollará todas sus tareas: planeación, procesos técnicos, prestación de servicios, difusión y elaboración de informes, entre otras.

En cualesquiera de los tipos de préstamo el catálogo público es la primera fuente de información para el usuario; posteriormente, si el solicitante dispone de estantería cerrada o necesita algún material disponible en resguardo especial (cd-rom, videocasetes, diapositivas) se requiere que llene una papeleta de préstamo por cada material (ver formatos); si dispone de estantería abierta se dirige hacia la estantería a la búsqueda del material.

En todos los tipos de préstamo deben tenerse claramente establecidas las políticas de funcionamiento, mediante el reglamento de biblioteca.

Las modalidades del servicio de préstamo son las siguientes:

• Interno
• A domicilio
• Interbibliotecario
• Reserva

El servicio de consulta es uno de los más importantes en las bibliotecas y está determinado principalmente por la existencia de una colección específica de consulta o respuesta rápida a preguntas específicas, pero también por la existencia de personal capacitado que dentro de su biblioteca conozca la colección para localizar la información que se le pida, quien también deberá conocer la existencia de otros recursos y bibliotecas, así como estrategias eficaces para la búsqueda de información mediante internet.

Las obras de consulta no se prestan a domicilio, pues han sido elaboradas para buscar respuesta a alguna duda precisa o sobre un tema específico y no requieren de la lectura total.

Entre las principales obras de consulta figuran:

• Diccionarios en el propio idioma o bilingües, generales o especializados,
• Enciclopedias generales o especializadas,
• Anuarios o almanaques,
• Compendios estadísticos,
• Guías turísticas o de carreras,
• Manuales diversos,
• Bibliografías,
• Biografías,
• Directorios,
• El catálogo de la biblioteca es una herramienta más de consulta, ya que indica el contenido de la colección.

La colección de consulta debe ser multidisciplinaria y actualizada, es decir, debe resolver dudas de cualquiera de las áreas de conocimiento, y se debe ubicar en una sección separada del resto de colección

Todos los materiales deben estar marcados en el lomo con una letra "C", que indicará que pertenecen a la sección de consulta y por lo tanto no se prestan a domicilio.

Se recomienda que la sección de consulta esté cercana al catálogo, de preferencia ubicados en la zona de mayor afluencia, para dejar el acervo general en un área de mayor tranquilidad.

En bibliotecas pequeñas, que cuentan con un sólo bibliotecario, será él quien lleve a cabo la tarea de consulta.

Un catálogo es un registro sistematizado de todos materiales bibliohemerográficos que existen en la biblioteca, el que de manera lógica, rápida y sencilla permite a los usuarios localizar un autor, un título o un tema determinados, de acuerdo a su perfil de interés.

Dentro de las funciones de una biblioteca, que son la adquisición, la sistematización, la recuperación y la difusión de la información, el catálogo es el instrumento necesario para la recuperación de información en libros y otros materiales.

Resumiendo las funciones de un catálogo, se exponen las siguientes:

• Indicar en un solo lugar todas las obras de un autor o materia determinados.
• Facilitar al usuario la localización de los títulos de las obras que desea consultar.

• Señalar, con los encabezamientos de materia que están escritos en la misma ficha del catálogo, los temas abarcados en el acervo de la biblioteca.

• Indicar el número de volúmenes de que consta determinada obra.

• Indicar mediante el número de clasificación que aparece en la ficha, la localización en los estantes.

• Describir claramente las particularidades de cada obra, como: nombre del autor, lugar de edición, editorial, año, notas bibliográficas, paginación, ilustraciones, tipo de soporte, etc.

Las divisiones más usuales de los catálogos de biblioteca son:

• Por su extensión, los catálogos pueden ser colectivos, generales o especiales. Los colectivos contienen las fichas de varias bibliotecas; los generales incluyen todo tipo de materiales existentes en la biblioteca; los especiales contienen sólo las fichas de algunos materiales o colecciones de la biblioteca.

• Por su uso, que pueden ser de uso interno o públicos. Los que nos importan en este rubro de servicios son los públicos, pues son la herramienta de enlace entre el usuario y el contenido de la biblioteca.

• Por su sistema de ordenación, es decir por los puntos de acceso por los que se busca la información. En el caso de los catálogos públicos normalmente es por orden alfabético, pero en el caso de los catálogos internos es por orden de clasificación o topográfico.

• Por su forma, pudiendo ser impresos en forma de listas o de ficheros con tarjetas o automatizados, siendo los más convenientes los automatizados.

• Por su función, que puede ser por la utilidad para el usuario de conocer con qué obra cuenta la biblioteca, o por la utilidad para el bibliotecario, al hacer un inventario.

El formato tradicional del catálogo es el que tiene forma de fichas, sin embargo cada vez es más común encontrarlos automatizados, lo que permite múltiples modalidades de búsqueda y recuperación a partir no sólo de un autor, título o tema, sino también de una editorial, país o año de edición, y en general desde cualquier palabra que contenga el registro bibliográfico.

También dentro de los catálogos impresos pueden encontrarse los listados, que pueden ser divididos en tres listas, una por autor, otra por título y otra por tema, o el diccionario, que integra en un sólo orden alfabético autores, títulos y materias.

Ventajas y desventajas de los catálogos impreso y automatizado:

Por ser los más comunes, a continuación se detalla información de los catálogos en fichas y automatizado.
Catálogo en fichas
El catálogo en fichas puede ser "dividido" o "diccionario": el dividido es el que consta de tres ficheros diferentes: uno por autor, otro por título y otro por materia, cada uno de los cuales ordena las fichas alfabéticamente dentro de las gavetas. Es importante señalar que el catálogo en fichas debe contener tantas tarjetas como sean necesarias por cada obra, es decir, se debe desarrollar el juego de fichas de cada material y contendrá una ficha por cada autor del material, una ficha por título, o varias fichas si contiene diversos títulos (ejemplo son las obras literarias, que incluyen varios títulos en cada volumen), y tantas fichas más de temas como trate la obra, según el ejemplo que se proporciona.

En los catálogos en fichas es necesario colocar "guías", que son los señalamientos externos e internos, que orientan al usuario en la búsqueda de información.

A nivel externo, las guías son los letreros que indican el tipo de catálogo y las letras o materias que abarca, mientras que a nivel interno, es decir dentro de cada gaveta, cada 5-6 cm. se deben colocar tarjetas con pestañas que indiquen la clasificación o las letras del cajón, por ejemplo:

Dichos señalamientos constituyen una buena orientación al usuario, facilitándole la elección de la gaveta que requiere para iniciar su búsqueda.

Los cajones de los diferentes catálogos se colocan ordenadamente de izquierda a derecha, de arriba abajo y deben estar al nivel de la vista del usuario para consultarlos fácilmente, por lo que se colocan sobre una mesa. También se hace necesario disponer de otra mesa para poder consultar los cajones que los usuarios extraigan del catálogo.

Las gavetas deben dejar un espacio vacío de aproximadamente 25% para permitir el acomodo de nuevas fichas, así como la búsqueda, pues cuando las tarjetas se encuentran apretadas se propicia el maltrato e incluso se motiva el que los usuarios las desprendan.

Al elegir un mueble para el catálogo, debe asegurarse que incluye la opción para colocar las varillas que sujetan las tarjetas mediante un orificio en el centro del borde inferior, para evitar que los usuarios las extraigan y las coloquen en otro sitio, o peor, que si accidentalmente se llega a caer un cajón no se salgan las fichas y se desordenen.

Catálogo automatizado
Con el desarrollo de las nuevas tecnologías de información, el sector bibliotecario se vio enormemente favorecido, ya que el trabajo se ha simplificado e incluso lo que pudiera parecer un gasto en equipos y programas, a la larga representa un ahorro por el tiempo que los bibliotecarios pueden dedicar a procesar más información o a atender a los usuarios, tiempo que antes invertía en reproducir individualmente las tarjetas bibliográficas en máquina de escribir; es decir, el beneficio es alto por el ahorro de procesos que ofrece la tecnología.

El catálogo automatizado simplifica el trabajo y ahorra tiempo al bibliotecario, reduciendo los errores humanos que pueden generarse al reproducir las fichas pieza por pieza. También se ahorra el tiempo invertido alfabetizando las fichas en las gavetas respectivas.

Otra gran ventaja del catálogo automatizado para los usuarios, es que les amplía las opciones de búsqueda además de autor, título y tema, también por editorial, año de edición, y cualquier otra información que el bibliotecario haya capturado en los registros; también posibilita la emisión de listados bibliográficos ya sea impresos o en versión electrónica, con lo que los usuarios pueden llevarse las listas de la información de su interés para buscar en estantería los materiales o para elaborar bibliografías de trabajos de clase, por ejemplo.

La opción de emitir bibliografías puede apoyar las tareas de difusión de la biblioteca, pues pueden imprimirse las obras por asignatura y circularse entre los profesores, para que conozcan qué existe sobre su área de interés.

Un factor muy importante a tomar en cuenta al implementar un catálogo automatizado es que debe dotarse a los usuarios por lo menos con un equipo de cómputo que haga las veces de catálogo, donde pueda buscar la información.

Como puede verse, las ventajas del catálogo son enormes y aunque por muchos años funcionaron los catálogos impresos, deben aprovecharse las bondades de la tecnología y optimizar el trabajo de los bibliotecarios.

Ubicación del catálogo 
Sea cual sea el formato del catálogo, éste se debe ubicar en el área de circulación, que es la zona de mayor afluencia y para no distraer a los usuarios de la sala de lectura; el lugar que debe contar con buena iluminación para que los lectores puedan consultarlo con comodidad.

Si el catálogo es automatizado se requiere de equipo de cómputo para los usuarios, ubicado en una mesa con silla; en el caso de ser de fichas o listas, también debe destinarse un lugar para colocarlos. En el caso del catálogo de fichas se requiere una mesa adicional para colocar los cajones y que al consultarlo se puedan anotar los datos de las fichas.

El servicio de internet es una gran herramienta para el bibliotecario y para la comunidad de usuarios, por el acceso que ofrece a los catálogos electrónicos de otras bibliotecas, de librerías, a diarios en línea y a una gran cantidad de sitios web en México y en el extranjero, que se pueden adecuar a las necesidades y características de la comunidad educativa de que se trate.

Cuando el bibliotecario y los usuarios han agotado los recursos de la biblioteca, es conveniente abordar otros recursos informativos, siendo la www (1) un medio idóneo para ello.

En los siguientes rubros encontrará mayor información:

• Consulta a otras bibliotecas
• Consulta a diarios y publicaciones periódicas en línea
• Internet en los procesos técnicos
• La credibilidad
• Derechos de autor y de cita: el uso justo
• Criterios de selección de recursos en internet
• Parámetros básicos para la selección de información en línea

Consulta a otras bibliotecas
Cuando no se cuenta con información que requiere un usuario, muchas bibliotecas ofrecen el servicio de consulta via internet a catálogos en línea de otras instituciones para identificar el recurso de interés, ya sea para préstamo interbibliotecario o para que el usuario asista a consultarlo.

Si el material se solicita en préstamo interbibliotecario se debe proceder conforme se indica en el inciso de este servicio.

En el apartado otras bibliotecas se incluye una lista de las principales bibliotecas que cuentan con catálogos en línea, para facilitar la búsqueda de información.

Consulta a diarios y publicaciones periódicas en línea
En internet se pueden encontrar numerosos diarios y revistas técnicas y científicas de México y del mundo, que se editan y distribuyen en línea; algunos constituyen la versión electrónica de la impresa, pero otros están diseñados únicamente para este medio.

Debe señalarse que existen muchas publicaciones especializadas que tienen la opción de consulta en texto completo en línea, pero la mayoría requieren del pago de una suscripción anual para acceder a él; en otros casos algunas publicaciones dan acceso a las tablas de contenido, pero se deben comprar los artículos de interés.

En los apartados diarios en línea y revistas incluimos una recopilación de los principales servicios de información de este tipo.

Internet en los procesos técnicos
En el proceso de selección, adquisición, catalogación y clasificación de los materiales (procesos técnicos), internet representa un excelente apoyo para la consulta de números de clasificación en otras bibliotecas, para aclarar el tema asignado a una obra determinada o similar cuando nosotros no lo podemos determinar, para la obtención de presupuestos y de búsqueda de los datos de un libro determinado en librerías y editoriales, o para la consulta de novedades en los sitios de las editoriales, entre otros usos.

La credibilidad
Uno de los mayores problemas a los que se enfrenta el usuario de la información es la credibilidad ante sus profesores e incluso existen docentes que no aceptan de los alumnos las tareas obtenidas por este medio, ante lo cual el bibliotecario, los profesores y director técnico de la institución, deben capacitarse para orientarlos en la aplicación de técnicas de selección y citado. Lo anterior porque día tras día se genera una mayor cantidad de publicaciones en la red, que se tienen que utilizar correctamente con criterios académicos y otorgando los créditos debidos al autor o autores.

Como señala Ana Martos en su texto Internet para estudiar (2), "copiar no es sinónimo de plagiar" a menos que nos atribuyamos la creación de un objeto que fue autoría de otra persona. Copiar, en términos del mundo digital, consiste en la acción de elegir la opción de "edición - copiar - pegar" del menú de programa que estemos utilizando y guardarlo en un disco duro o extraíble, pero que no debe significar apropiárselo sino estar conscientes de también para internet existen los derechos de autor y los derechos de cita al autor original, sea este persona o institución.

Derechos de autor y de cita
El material (texto, imágenes, música, etc.) que obtenemos de la red no es del dominio público, pues al igual que el impreso en papel o cualquier otro soporte, está sujeto a los derechos de propiedad intelectual y ante el mal uso de la información las empresas o particulares pueden dar inicio a acciones legales contra quienes los quebranten.

El derecho de cita nos permite utilizar porciones de texto, imágenes o música, siempre y cuando se incluya en la cita el nombre del autor y la publicación a que pertenece, cuyo objetivo es el reconocimiento y respeto para quien realizó el trabajo en cuestión.

Es muy importante resaltar que al igual que cuando para nuestros trabajos académicos, incluimos las citas y referencias bibliográficas de la información impresa consultada, también citemos y demos crédito a los autores de los recursos digitales, sea internet o discos magnéticos.

Esto dará formalidad a nuestros propios trabajos y reconoceremos el derecho de propiedad y autoría que tienen los autores de información,

Si tomamos párrafos íntegros de información deben encerrarse entre comillas y proporcionarse la ficha bibliográfica completa.

Ejemplo de ficha bibliográfica:

SÁNCHEZ, Gabriela, Elizabeth Vega y Elizabeth Reyes. Compuestos orgánicos volátiles en la ciudad de México [en línea]. En: Ciencia y desarrollo en Internet. (jul.-ago. 2004).
http://www.conacyt.mx/comunicacion/cyd/179/articulos/completos/contaminacion.htm [consultada 26 nov. 2004].

Criterios de selección de recursos en internet
En general, al seleccionar un sitio web lo que se requiere es un poco de sentido común, que es el mismo que cotidianamente utilizamos para la selección y revisión de la información impresa, el que también es útil en el caso de los recursos digitales, donde los pequeños detalles son los que darán mayor o menor credibilidad en nuestros trabajos.

Parámetros básicos para la selección de información en línea:

• Considerar que los sitios web hasta la fecha no son regulados, pues aunque existen normas y criterios para su realización, aún no son ampliamente utilizados y los sitios se publican sin uniformidad, por lo que debe tenerse cuidado al seleccionar la información.
• Se debe valorar la casa editorial que emite ese sitio web. Se recomienda que se verifique la página principal para validar quién respalda al autor y que se trate de una institución académica seria, como una universidad u organismo internacional, lo que permite conocer el enfoque del trabajo para utilizarlo y darle seriedad a la propia investigación del usuario.
• Verificar que el artículo esté firmado por el autor con su nombre completo, e-mail y grado académico, pues indica que existe un responsable serio. Sino presenta el nombre, pero tiene el aval de la dependencia o institución a que pertenece es buen indicio de que se trata de un sitio serio.
• Verificar que el sitio presente el "copyright", que aunque no es sinónimo de credibilidad, sí puede tomarse como un gesto de responsabilidad por parte de quien publica. Las páginas de los sitios comúnmente lo incluyen en la parte inferior de las páginas; en México también se incluye el lema D.R. o derechos reservados.
• En el caso de una publicación periódica, la página que se está consultando debe contener la fecha y número de la publicación, para apreciar la vigencia de la información consultada.

Cuando se trata de las revistas electrónicas, la identificación de la calidad es muy importante para que tengan la credibilidad que buscan los especialistas. Muchas publicaciones en la red desaparecen sin mayor explicación; otras no son originales o son tomadas sin autorización de otras publicaciones; algunas presentan información incompleta o insuficiente sobre el autor o la fuente de los documentos; y, principalmente, la información es de baja calidad.

Entre otros, algunos de los principales criterios a tomar en cuenta para evaluar una publicación periódica están los siguientes:

• Que incluya la afiliación institucional del/os autor/es.
• Que contenga un resumen en español y/o inglés.
• La pervivencia de la revista y el cumplimiento de su periodicidad.
• Que contenga tabla de contenido o sumario.
• Que sean revistas arbitradas por evaluadores externos.

Para consultar otros criterios, puede ingresar al sitio http://www.revista.unam.mx/vol.4/num4/art9/art9.html para consultar el artículo "En busca de la credibilidad. Revisión de estándares para la identificación de revistas electrónicas de calidad", que publica José Duarte Estrada en la Revista digital universitaria (3).

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(1) www = World Wide Web.
(2) Martos, Ana. Internet para estudiar. Madrid ; México : Prentice Hall, 2002. p. 153-153.
(3) Duarte Estrada, José. "En busca de la credibilidad. Revisión de estándares para la identificación de revistas electrónicas de calidad" [en línea]. En: Revista digital universitaria. Vol. 4, no. 4 (ago. 2003). http://www.revista.unam.mx/vol.4/num4/art9/art9.html [Consulta: 3 dic. 2004].

El fotocopiado es otro apoyo que los usuarios tienen en una biblioteca, sobre todo en el caso de las obras de consulta, hemeroteca y reserva, que no se prestan a domicilio o bien cuando por el horario de la biblioteca o de los usuarios no es posible que permanezcan mucho tiempo en ella.

El fotocopiado es una manera de hacer extensible la biblioteca a varios usuarios, cuando se cuenta con uno o pocos ejemplares de determinada obra, sin embargo, a pesar de que exista este recurso debe hacerse conciencia de no abusar del servicio y también explicarles a los usuarios de los derechos de autor (copyright) y uso ético (fair use) que se violan al fotocopiar obras completas.

La función de fotocopiado, en bibliotecas pequeñas, la realiza el bibliotecario, en cuyo caso la fotocopiadora será de uso exclusivo para los materiales de la biblioteca y no deberá asignarle esta función para otros documentos administrativos. En bibliotecas de mayor tamaño lo recomendable es que exista una persona dedicada exprofeso a esta tarea, para que el bibliotecario se dedique a las funciones propias de su responsabilidad.

Se recomienda ubicar este servicio es en la zona de "circulación"', es decir, alejado de la sala de lectura, que requiere de silencio.

También es aconsejable tener un control estadístico de las fotocopias realizadas por el bibliotecario.

El servicio de orientación o formación de usuarios está estrechamente ligado a la difusión de la biblioteca; la orientación es necesaria para proporcionar permanentemente a los usuarios información sobre el contenido y organización de la biblioteca, auxiliarlos en la metodología de investigación documental, así como darles a conocer cuáles son sus derechos y obligaciones al utilizarla.

La tarea educadora del bibliotecario se ve reflejada en las actividades de orientación y promoción de la biblioteca.

Entre las tareas que se realizan en este rubro están:

• Visitas guiadas

• Carteles diversos: clasificación, reglamento de la biblioteca, instrucciones de uso del catálogo

• Instalación de señalamientos dentro del recinto bibliotecario: horario, colecciones, servicios, actividades no permitidas

• Folletos

Visitas guiadas
Las visitas guiadas son una buena oportunidad para mostrar en grupos de 15-20 alumnos o profesores, los servicios y colecciones de que se dispone en la biblioteca.

Es recomendable organizar una visita guiada al inicio del ciclo escolar para los alumnos y profesores de reciente ingreso y para los que no asistieron a la primera visita.

En una visita guiada el bibliotecario podrá exponer los siguientes aspectos:

• Dar a conocer los derechos y obligaciones de los usuarios, mediante la entrega del reglamento impreso.

• Informar sobre los servicios que ofrece la biblioteca.

• Instruir a la comunidad sobre el uso del catálogo de la biblioteca, sea éste impreso o electrónico.

• El tipo de materiales de la biblioteca: libros impresos o digitales, materiales multimedia, tridimensionales, etc.

• Las partes del libro que son útiles para la localización de la información: índice o tabla de contenido, índice analítico.

• Cuando se cuenta con estantería abierta se les mostrarán las áreas de la biblioteca, específicamente la ubicación de las colecciones y temas, así como la forma de acomodo de los libros según el sistema de clasificación que se utilice.

• Cómo llenar las papeletas de solicitud de material para préstamo interno, a domicilio e interbibliotecario.

• Se mostrará cómo tomar los libros de la estantería para que no se maltraten.

• También se les orientara sobre recursos de otras bibliotecas cercanas que pueden servir de apoyo.

• Si hay tiempo suficiente, se puede instruir sobre cómo utilizar la información que se recupere de las fuentes electrónicas que existen hoy en día, como cd-rom, dvd e internet.

Carteles
Este medio es uno de los de mayor impacto para los usuarios; con carteles se informa permanentemente a los usuarios sobre diversos aspectos de la biblioteca, por lo cual deben mantenerse siempre en buenas condiciones y mostrar una apariencia agradable. También pueden utilizarse los carteles decorativos como los que distribuyen editoriales y librerías.

Para diseñar un cartel habrá que tomar en cuenta aspectos estéticos, como que el tamaño no sea demasiado pequeño o grande, que tenga poco texto pero suficiente, sin faltas de ortografía o redacción, con colores atractivos y cuidando que estén colocados en lugar visible.

Entre la información que pueden contener los carteles está la siguiente:

• Un resumen del reglamento.

• Los servicios que proporciona.

• Recordar cuál es el material que no se presta a domicilio.

• Requisitos para tramitar un servicio, como el préstamo de videos y cd's, o un libro de préstamo interbibliotecario.

• Vigencia del préstamo a domicilio.

• Cómo usar el catálogo.

• Cómo citar información obtenida de medios electrónicos.

• El contenido de cada colección, ej.:

  SECCIÓN DE CONSULTA

  Esta colección contiene enciclopedias, diccionarios, atlas, manuales y otras obras útiles para encontrar datos precisos, en forma fácil y rápida

La estructura del sistema de clasificación en la biblioteca, ej.:

Señalamientos
Posiblemente no existan carteles en la biblioteca, pero los señalamientos son elementos permanentes que no deben faltar, para indicar a nuestros usuarios sobre las diversas áreas de la biblioteca.

Al igual que los carteles, debe cuidarse el aspecto estético, tratando de que sea lo suficientemente visible, con poco texto, sin faltas de ortografía o redacción, con colores atractivos, que estén colocados en lugares visibles y en buenas condiciones.

Algunos ejemplos de señalamientos son:

• FOTOCOPIADO

• BIBLIOTECA "ANTONIO CASO"

• MATEMÁTICAS

Folletos
Los folletos o trípticos se elaboran para que los usuarios lleven información de la biblioteca, que pueda serles de utilidad y que es conveniente que tengan a mano de forma permanente; se elaboran por el bibliotecario, cuidando la redacción y la presentación.

En el folleto se puede dar a conocer a los usuarios la siguiente información:

• Reglamento de biblioteca.

• Programa de actividades del mes.

• Cómo solicitar el préstamo interbibliotecario.

• Cómo elaborar las fichas bibliográficas a partir de recursos electrónicos.

Las bibliotecas universitarias deben tener entre sus propósitos el ampliar sus servicios tradicionales, proporcionando otros apoyos de calidad, entre los que se pueden considerar:

• Documentación
• Elaboración de bibliografías
• Diseminación selectiva de información (DSI) o boletín de "Alerta"

Documentación
El servicio de documentación consiste en la localización, recuperación y entrega de documentos a los usuarios, de obras no disponibles en la propia biblioteca, que se requieran para el apoyo académico, por ejemplo, artículos de revistas, de las que se tramita el fotocopiado o que se pueden adquirir por internet de la editorial misma.

En algunas universidades existen servicios de documentación que atienden solicitudes de otras instituciones, como es el caso del Departamento de Consulta de la Biblioteca Central de la UNAM, ubicado en la planta baja del mismo edificio, cuyos servicios pueden consultarse en http://bc.unam.mx/   El servicio tiene un costo, para cubrir el servicio y las fotocopias que se entreguen, y si es el caso, el costo de la mensajería por el envío a la institución que solicite el servicio.

Elaboración de bibliografías
Este servicio es de utilidad cuando un usuario alumno o profesor, necesita que se le informe acerca de los libros existentes, tanto en la propia biblioteca como en otras instituciones o librerías, sobre determinado autor o tema. Se conocen como bibliografías especializadas y se pueden utilizar para introducir a la biblioteca a los profesores de nuevo ingreso, pero también se preparan a solicitud de ellos para preparar sus programas y clases o conocer qué pueden recomendar a los alumnos sobre ese tema.

Las bibliografías pueden entregarse a los usuarios impresas, en diskete, o enviarse por correo electrónico.

Los catálogos de biblioteca actualmente cuentan con la opción de elaboración de bibliografías, ya que una vez realizando la búsqueda el mismo programa facilita el respaldo de la recuperación.

Diseminación selectiva de información (DSI) o de "Alerta"
El servicio de diseminación selectiva de información o DSI, se recomienda a partir del nivel superior y se elabora con las nuevas adquisiciones que ingresan a la biblioteca, ordenando por autor los datos de cada material en un listado temático, y si el tiempo disponible del bibliotecario lo permite, se agregará a cada ficha la tabla de contenido y un breve resumen. El DSI se circula entre los colegios de profesores, o se envía por correo electrónico, además de colocarse en el pizarrón de avisos de la biblioteca. En ocasiones las nuevas adquisiciones también se colocan en un estante especial con el letrero de 'Nuevas adquisiciones', para que sean vistas por los alumnos.

La búsqueda de los materiales para su consulta, se hará a partir del catálogo de biblioteca y del tipo de acceso a la estantería que ofrezca la biblioteca, pudiendo este acceso ser cerrado, abierto o mixto: en la estantería cerrada, únicamente el bibliotecario tiene acceso a la zona de acervo, mientras que en la abierta los usuarios acceden directamente a los materiales bibliográficos; la estantería mixta es en la cual los usuarios sólo tienen acceso a algunas colecciones como el acervo general y sección de consulta, pero se restringe el acceso a otras áreas tal es el caso de hemeroteca, audiovisuales, cd-rom, diapositivas, etc.

Lo más común y recomendable es que se cuente con estantería abierta, así los alumnos identificarán en los catálogos las obras de su interés y se dirigirán directamente a los estantes, sin tener que depender del bibliotecario.

Cada biblioteca determinará qué modalidad de estantería establece, sin embargo se insiste en la disponibilidad de ofrecerles estantería abierta, porque además los usuarios se familiarizan con la organización de cualquier recinto bibliotecario y se propicia la investigación. Además, la mayoría de universidades ofrece el material en estantería abierta, así que es una buena oportunidad de formación de usuarios el ofrecerles condiciones de estudio similares a las que se encontrarán en el nivel superior.

Otras de las ventajas es que existe mayor circulación de los materiales, mientras que para los usuarios, representa un ahorro de tiempo al no depender del bibliotecario.

La principal desventaja de la estantería abierta es que se propicia el desorden del material en la estantería, por la afluencia de los usuarios, lo que requerirá que por lo menos una vez a la semana los bibliotecarios revisen minuciosamente la estantería para reacomodar, así como talleres de formación de usuarios, para sensibilizarlos sobre la importancia de utilizar el material racionalmente y de depositarlo cuando lo terminen de usar en los muebles que para ello se dispongan en la biblioteca.

Para facilitar la consulta del acervo se requiere acomodarlo de acuerdo a los sistemas bibliotecarios existentes, de manera que tanto el bibliotecario como los usuarios, puedan localizar rápidamente una obra determinada.

Para orientar a los usuarios en el ordenamiento de los materiales dentro de la estantería, se colocan señalamientos en los estantes con los números de clasificación utilizados, y también al inicio del ciclo escolar se ofrecen visitas guiadas por grupo para explicarles los derechos, obligaciones y estructura de la biblioteca, aunque es muy recomendable que permanentemente los bibliotecarios realicen labores de orientación y difusión. 

En complemento a la colección, un servicio bibliotecario que debe ofrecer la biblioteca universitaria a su comunidad es un horario amplio de servicios, que cubra las necesidades de estudio tanto de los estudiantes como de los docentes; es importante recordar que muchos de nuestros estudiantes no tienen condiciones adecuadas de estudio en sus domicilios, ni acceso a equipos de cómputo, todo lo cual debe ofrecerles la biblioteca.

Durante el periodo escolar, la biblioteca debe ofrecer a sus usuarios un horario mínimo de servicio, acorde con el horario docente. Esta norma incluye las jornadas vespertina y nocturna.

En periodos de exámenes y programas especiales, se recomienda ampliar el horario de atención de público en función de las necesidades de la comunidad universitaria, pudiendo ser que se amplíe a los fines de semana y días festivos, en horarios de mañana y tarde, y si fuese necesario en horarios de 24 horas. Esto último principalmente en las bibliotecas universitarias.

Se recomienda calendarizar con una frecuencia semestral, durante las vacaciones estudiantiles, una semana de trabajo a puertas cerradas para dedicar a las tareas de inventario, mantenimiento preventivo de equipo de computo y telecomunicaciones, de verificación y consolidación de los préstamos vigentes y para la capacitación del personal, entre otras actividades.

Los materiales bibliográficos en cualquier tipo de soporte, adquiridos por compra, canje o donación, deben ser sometidos a dos tipos de tratamiento denominado PROCESOS TÉCNICOS, y que se dividen en el proceso técnico mayor y el proceso técnico menor. El objetivo de estos procesos es identificar, seleccionar y distribuir los materiales según las necesidades de los usuarios, incorporándolos a las estanterías físicas y virtuales de manera eficiente y ordenada.

El proceso técnico mayor es un proceso intelectual que implica tomar decisiones permanentemente sobre el contenido temático de los materiales a procesar. Se integra por tres actividades que son:

• Catalogación bibliográfica
• Catalogación descriptiva
• Catalogación temática
• Clasificación

El proceso técnico menor, o preparación física de los materiales, se compone de las siguientes actividades:

• Registro de los materiales: 
  a) Revisión física de los materiales
  b) Sellado
  c) Inventariado
  d) Registro en kárdex de publicaciones periódicas
• Colocación de papelería de préstamo
• Rotulación o signado topográfico
• Intercalado en estantería

El proceso técnico mayor debe ser realizado por bibliotecarios con nivel de licenciatura, ya que es un proceso intelectual que implica tomar decisiones permanentemente sobre el contenido temático de los materiales a procesar, por lo que implica una amplia cultura. Por el contrario, los procesos menores pueden ser ejecutados por personal sin preparación académica de nivel superior, ya que son actividades rutinarias y que lo único que requieren es orden y limpieza.

Para consultar un esquema simplificado del flujo que siguen los materiales para su puesta en servicio, oprima aqui >> esquema

Introducción
Con la finalidad de localizar fácil y rápidamente los materiales bibliográficos, así como de volverlos a intercalar en su lugar dentro del recinto bibliotecario, estos deben organizarse sistemáticamente, lo que se denomina clasificación bibliográfica.

A lo largo de la historia los bibliotecarios encontraron que el mejor método para organizar las obras, consiste en clasificarlas de acuerdo con el tema de que tratan, ya que los lectores usualmente buscan libros sobre determinada materia y prefieren tener juntas todas las obras de un tema particular, sobre todo si la disposición de la estantería es en modalidad abierta, aunque también en estantería cerrada cuando los bibliotecarios no encuentran una obra solicitada por un usuario, pueden facilitarle a éste otra obra de tema afín que se encuentre adyacente a la que no estuvo, con lo que el usuario no se queda sin información.

La clasificación es una actividad que pertenece a los procesos técnicos mayores, mediante el cual se asigna a cada uno de los materiales existentes en la biblioteca, una serie de códigos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos denominados notación, de acuerdo con el tema principal de que tratan, con la finalidad de agruparlos en la estantería bajo un mismo tema, dado por un sistema de clasificación determinado, así como para localizarlos fácilmente en la misma.

Con la clasificación se estructura la signatura topográfica, que es el conjunto de códigos que se asignan a una obra para distinguirla de otras y ubicarla en un lugar específico del acervo. La signatura topográfica generalmente se coloca en los lomos de las obras en forma de etiqueta; posteriormente se explica como estructurarla.

Dado que las bibliotecas escolares y universitarias están en constante crecimiento, es necesario ordenar sus materiales con un sistema adecuado, conforme se vayan adquiriendo.

Para clasificar los materiales el catalogador debe poseer cierto nivel académico para determinar él o los temas de que trata una obra, así como conocer el sistema de clasificación que utilice la biblioteca para asignar una clasificación adecuada.

Existen varios sistemas de clasificación, pero los mas utilizados son:

• Clasificación del Congreso de los Estados Unidos

• Sistema Decimal Dewey

De estos sistemas, el del Congreso (LC) se recomienda para bibliotecas especializadas y universitarias, que cuentan con acervos numerosos sobre el mismo tema, mientras que el Sistema Decimal Dewey (SDD) se recomienda para bibliotecas de colecciones generales y de tamaño mediano, como las escolares.

Principios a seguir al clasificar
Sea cual sea el sistema de clasificación que se adopte, cuando se va a iniciar en el proceso de clasificación bibliográfica, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

• Clasificar el material de acuerdo con el tema de que trata la obra,

• Clasificar el material de acuerdo con el tema de que trata la obra,

• Asignar el número de clasificación lo más específico posible,

• Preferir clasificar por tema que por la forma o el lugar,

• Si el material se trata de dos ó más temas, elegir el dominante,

• En casos complejos, clasificar en el lugar más apropiado según la intención del autor.

Si desea una introducción sobre la utilización del Sistema de Clasificación Decimal Dewey o del Sistema de la Biblioteca Congreso consulte:

• Clasificación del Congreso de los Estados Unidos

• Sistema Decimal Dewey

Signatura topográfica (1)
Como se planteó al inicio de este tema, la clasificación bibliográfica permite localizar fácil y rápidamente los materiales bibliográficos, así como volverlos a intercalar en su lugar dentro del recinto bibliotecario, pero para concluir el proceso deben de asignarse elementos adicionales, cuyo conjunto conforma la signatura topográfica.

La signatura topográfica es la marca o señal que se coloca en los lomos de los libros (2), en cualquier otro tipo de documento cuyo soporte físico sea diferente del libro, y que debe aparecer en todos los catálogos y las fichas que los representan, para indicar el lugar que el documento tiene dentro de la colección.

Es importante señalar que todos los materiales existentes en la biblioteca deben tener su propia signatura topográfica y aunque se trate de materiales similares, de la misma edición, autor y título, serán diferenciados entre sí por algún elemento: en la signatura lo que los hace diferentes entre sí es la signatura topográfica y dentro de la obra el número de adquisición.

Existen diversos criterios para conformar la signatura topográfica, por lo que cada biblioteca puede adoptar la que elija, con la condición de que la aplicación sea sistemática y que como política de proceso siempre emplee los mismos criterios de asignación.

Los elementos que conforman la signatura topográfica son:

1. Clave de ubicación
La clave de ubicación se utiliza para indicar que los materiales marcados con ella deberán colocarse en una sección específica separada del acervo general, ya que este no requiere la utilización de dicha clave; algunas claves de ubicación son:

De estas claves, la más común es la que se asigna al acervo de consulta (C o REF), aunque debe resaltarse que cada biblioteca puede establecer sus propias claves. A continuación se presentan ejemplos de signaturas topográficas, con claves de ubicación:

2. Número de clasificación
El número de clasificación es una notación constituida por caracteres numéricos o alfanuméricos, que se asigna de acuerdo al tema de que trata la obra, utilizando algún sistema de clasificación, como el de la Biblioteca del Congreso o el Decimal Dewey.

3. Código o número de autor 
El número de autor es el símbolo que permite diferenciar varias obras del mismo tema, pero escritas por diferentes autores o del mismo autor pero con títulos diferentes.

La clasificación representa al asunto que tratan las obras, separándolas por materias afines, pero para que los materiales puedan almacenarse y encontrarse con facilidad no es suficiente que se les asigne sólo la clasificación, sino que es necesario añadir otro código que represente a los autores de las obras y el cual complete la notación respectiva.

Existen diversas opciones para asignar el número de autor, pero aquí se proporcionará el sistema adaptado por María Teresa Chávez Campomanes a las tablas de autor de Charles Ammi Cutter y Kate E. Samborn, denominada Tabla numérica de autor : adaptada por María Teresa Chávez Campomanes (3).

Forma de asignación de número de autor
Para obtener el número de autor con las tablas, se debe seguir el siguiente procedimiento:

Ejemplos:

4. Año de edición
El año de edición se utiliza para diferenciar entre sí las distintas ediciones de una misma obra y sólo se agregará cuando se trate de una edición diferente de la primera. Ejemplo:

5. Volumen
La clave para volumen se utiliza generalmente para el acervo de consulta, como diccionarios y enciclopedias, cuya edición se divide en varias partes para facilitar la consulta, y consiste en agregar la letra mayúscula 'V', seguida del número que físicamente le corresponda a la parte física. Sin embargo también puede utilizarse esta clave para obras del acervo general que se dividen en dos o mas partes.

La clave se asigna en la signatura, desde primero al último de los volúmenes de que conste la obra. Ejemplo:

6. Ejemplar
Es muy común que para facilitar el préstamo a domicilio y en sala, en las bibliotecas escolares y universitarias, se cuente con varios ejemplares del mismo material bibliográfico, por lo cual en las signaturas topográficas debe agregarse una clave más que es el ejemplar.

Si se trata del primer ejemplar de la misma edición puede no incluirse, pero a partir del segundo ejemplar, se asigna la abreviatura 'Ej.' seguida del número de que se trate. Ejemplo:

Con todos los elementos descritos anteriormente queda conformada la signatura topográfica completa.

Colocación de la signatura topográfica en las obras
Una vez concluida la signatura topográfica, deberá capturarse en las tarjetas catalográficas, y colocarse a cada material de la biblioteca en:

Antes de la aparición de las computadoras y de los programas para automatización de los catálogos de biblioteca, las signaturas se escribían en los lomos de los libros dibujadas a mano con pintura, que después se cubría de barniz para proteger la marca; también algunas bibliotecas las mecanografiaban en etiquetas blancas que pegaban a los materiales. Todo lo anterior representada doble o triple esfuerzo para los bibliotecarios al tener que repetir la misma información varias veces, con el riesgo de los 'errores de dedo'.

Con la aparición de la tecnología, uno de los beneficios es el ahorro de tiempo y la exactitud de la información, ya que las signaturas se imprimen de la misma información que se capturó junto con la ficha catalográfica.

Las etiquetas de la signatura topográfica deben colocarse a una altura aproximada de 2.5 cm. del borde inferior hacia arriba y posteriormente se protegen con cinta adhesiva especial (Scotch™ 3M 845), que no es la cinta que normalmente se adquiere en las papelerías, sino otra específica que se adquiere con proveedores de papelería especializada para bibliotecas, cuya calidad de adhesivo es diferente.

La cinta adhesiva debe cubrir aproximadamente 1 centímetro más allá de cada extremo de la etiqueta, para que se adhiera con mayor soporte a la cubierta del material y evitar que se desprendan por el uso frecuente.

Otras etiquetas
Algunas bibliotecas también colocan etiquetas con códigos de barras a los materiales, lo cual se puede realizar en esta misma fase.

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(1) Signatura, del latín signatura = Marca o nota puesta en una cosa para distinguirla de otras; señal de números y letras que se pone a un libro o a un documento para indicar su colocación dentro de una biblioteca o un archivo. En: Diccionario de la lengua española [en línea]. http://www.rae.es/ [consulta: 9 marzo 2006]. 
(2) Generalmente en etiquetas blancas impresas y protegidas por cinta adhesiva. Véase Rotulado.
(3) Tabla numérica de autor : adaptada por María Teresa Chávez Campomanes. México : UNAM-FFyL-Colegio de Biblioteconomía y Archivonomía, 1965. [Transcripción fiel de la obra].

La catalogación comienza con la descripción de cada documento y concluye con la confección de un catálogo, ya sea en formato de papel o automatizado, y que constituye un índice ordenado de la información que contiene la biblioteca.

Una vez que los libros reciben el proceso técnico menor pasan al proceso mayor, que consiste en:

• Catalogación descriptiva
• Catalogación temática
• Clasificación
• Registro

No todo lo que ingresa a la biblioteca es susceptible de proceso, ya sea porque se trate de material que no reúne los requisitos para el nivel académico de la institución, o porque se trate de material donado pero obsoleto o maltratado. Una vez determinado qué material se catalogará, se seleccionan las normas bibliotecarias de catalogación que permitirán estandarizar la forma en cómo se presenta la información a los usuarios en el catálogo.

Una biblioteca que se considere al día debe contemplar que un libro debe catalogarse dentro del mes siguiente a su llegada a la biblioteca y no permanecer en proceso más de tres meses. Debe tomarse en cuenta que por ser una actividad detallada, la catalogación bibliográfica es parte del proceso técnico que consume mucho tiempo del bibliotecario.

La catalogación bibliográfica se divide en:

• Catalogación descriptiva

• Catalogación temática

Una vez recibidos los materiales en la biblioteca, cualquiera que haya sido la vía de adquisición (compra, canje o donación), deben ser sometidos a un tratamiento o procesamiento que se denomina proceso técnico menor o preparación física del material, que incluye la revisión física, el sellado, colocación de papelería de préstamo, inventariado, registro en kárdex, para el caso de las publicaciones periódicas, y rotulación.

Esta etapa de los procesos técnicos facilita el acomodo ordenado de la colección, para que cada material pueda identificarse y localizarse eficientemente por los usuarios y posteriormente será reintegrado a la estantería por los bibliotecarios.

Presentamos entonces una breve descripción de cada proceso:

• Revisión física

• Sellado

• Colocación de papelería de préstamo

• Inventariado

• Registro de publicaciones periódicas

• Rotulación

Revisión física 

De los procesos técnicos menores quizá la revisión física es la etapa más minuciosa, ya que se debe analizar exhaustivamente cada obra, principalmente las adquiridas por compra, para verificar diversos aspectos:

• Que la manufactura del documento sea de calidad, es decir, que los cuadernillos estén correctamente integrados; que el empastado esté bien hecho; que no existan hojas en blanco, defectuosas, faltantes o repetidas.

• Que la impresión sea clara.

• Que la calidad de las imágenes y láminas sea adecuada, principalmente si son a color.

• Que la edición corresponda a la adquirida.

• Que estén completos los ejemplares que se adquirieron.

Al encontrar una página o sección defectuosa, se procede a separar la obra del resto, señalando los defectos, ya sea doblando las páginas, colocando trozos pequeños de papel en las páginas defectuosas, o anotando los defectos en una hoja de papel que se colocará entre el volumen.  Este material se separa del que está en buenas condiciones, para posteriormente solicitar la reposición.

Antes de continuar con la etapa del sellado, debe recalcarse la importancia de la revisión física, ya que para los cambios del producto el proveedor no aceptará cambiar las obras que ya fueron selladas.

Finalmente, al detectar obras defectuosas debe hacerse el reclamo inmediatamente, atendiendo a las cláusulas del editor o proveedor, que establecen un margen de días preestablecido, para las reclamaciones.

Sellado

El sellado permite asignar a los materiales las marcas necesarias para indicar que son propiedad de una biblioteca o institución determinada.

La biblioteca deberá contar con dos sellos:
1. Uno alargado de aproximadamente 8 x 1.5 cm., para facilitar su colocación en los cantos de los materiales.  El texto del sello debe contener en letra clara el nombre de la biblioteca y el de la institución, ejemplo:

Las partes del material donde se recomienda sellar las obras impresas son:

• Los tres cantos.

• La portada.

• La tabla de contenido.

• En el caso de las láminas de obras de arte, al reverso de las páginas de las páginas de las imágenes.

• En páginas clave: se recomiendan las nones (1), escogiendo primero una página entre la 1 a la 9, y posteriormente cada 100 páginas, ejemplo: si se selecciona la página 9, también se sellarán la 109, 209, etc. y como política siempre todos los materiales impresos de la biblioteca se sellarán en ese mismo número de página.

Los fascículos de las revistas se sellan en la página primera de forros (cubierta o tapa).

2. El segundo de los sellos es el de adquisición, que se coloca al reverso de la portada en lo que se conoce como página legal, ya que en ella figuran el ISBN, datos de la edición o reimpresión y detalles del país y editorial de la impresión. Este sello es de una medida aproximada de 7 x 4.5 cm., y proporciona información respecto a la adquisición e inventario del material, ejemplo:

Los sellos deben estamparse cuidadosamente, sin afectar el contenido de la obra. También debe cuidarse la cantidad de tinta que contiene el cojín, para que esta no sea insuficiente y que desaparezca en corto tiempo, ni excesiva que manche el papel o las manos de los usuarios.

En el caso de materiales en otro formato, como videos, cd-rom, dvd, etc., el sello debe estamparse en la cubierta de papel que va dentro del estuche, para lo cual se extrae la obra de dicho estuche, y para el caso de materiales en otros formatos físicos, como los modelos tridimensionales, mapas, globos, cartuchos o discos, se rotulará a mano el nombre de la biblioteca, con un marcador especial para acrílico.

Colocación de la papelería de préstamo

La papelería de préstamo facilita el procedimiento de préstamo de los materiales de la biblioteca, para tener un control de los libros prestados a domicilio.

La papelería de préstamo que se coloca a los libros consta de: esquinero, tarjeta de préstamo y papeleta de devolución.

a) El esquinero es una tira de papel en forma romboide, que puede ser de cartulina, cartoncillo o papel similar, cuyos extremos se pegan a la parte posterior interna de la tapa o 'tercera de forros' de la obra y su función es contener la tarjeta de préstamo. Ver ejemplos en formatos.

b) La tarjeta del libro o de préstamo, cuya función es permitir el control de los libros prestados a domicilio, y en aquéllas bibliotecas que ofrecen estantería cerrada también facilita el control de los préstamos en sala. Ver ejemplo en formatos.

Esta tarjeta es de cartulina o material similar, en una medida vertical aproximada de 8.5 x 12.5 cm., dividida en dos secciones: en primer término contiene diversos elementos identificadores de la obra como el autor, título, signatura topográfica y número de adquisición, mientras que en la segunda sección debe contener dos columnas donde en la primera se indique la fecha de devolución que se le dará a la obra (2) y en la otra el usuario anotará su nombre. Se imprime por ambas caras.

Se debe colocar una tarjeta por cada volumen físico con que cuente la biblioteca, a las colecciones del acervo general y de consulta.

c) La papeleta de devolución o 'ayuda memoria', sirve para indicarle al usuario en qué fecha deberá devolver la obra solicitada en préstamo a domicilio, mientras que al bibliotecario le sirve para mostrar el grado de utilización de la obra. Ver ejemplo en formatos.

Esta papeleta es de papel bond o similar, en una medida vertical aproximada de 8.5 x 12.5 cm, dividida también en dos o tres secciones, donde el bibliotecario anotará la fecha de devolución que debe observar el usuario para devolver la obra a la biblioteca. En el tamaño de cada celda debe haber espacio suficiente para que el bibliotecario estampe el sello de 'DEVUELTO' cuando el usuario devuelva la obra a la biblioteca.

Esta papeleta se pega en la última página, frente a la 'tercera de forros', sólo por la parte superior, debido a que se tendrá que despegar para sustituir cuando se llenen todas las celdas y se requiera una nueva papeleta.

NOTA: La papeleta no se coloca al material de consulta, ni a los fascículos de las revistas.

Debe resaltarse que las bibliotecas que cuentan con sistemas automatizados de préstamo ya no utilizan el esquinero ni la tarjeta del libro, dejando únicamente la papeleta de devolución para recordar al usuario la fecha de vencimiento. Esto debido a que las transacciones de préstamo y devolución se realizan con los códigos de inventario del libro y de registro del usuario.

En algunas bibliotecas el proceso técnico menor también incluye la colocación en cada obra de las barras metálicas para las alarmas antirrobo, que deben adherirse en lugares que no sean visibles a simple vista por los usuarios.

Inventariado

La asignación de número de inventario o adquisición es la última etapa del proceso técnico menor de los materiales, y consiste en anotar en cada volumen físico el número de inventario.

Si una obra se compone por diversos volúmenes, como es el caso de las enciclopedias, cada volumen tendrá su propio número de adquisición.

Los números de adquisición se deben registrar en una libreta o en un archivo de computadora, indicando de manera cronológica la numeración (1, 2, 3, etc.), la fecha de adquisición, el autor, título y el tipo de adquisición (compra, canje o donación). Algunas bibliotecas también agregan el nombre del proveedor y el precio, ejemplo:

Posteriormente el número de inventario se anota en la obra, pudiendo ser a mano (utilizar bolígrafo) o con un sello numérico; el número se estampa en la portada, reverso de la portada, en el esquinero y en la tarjeta de préstamo. Cuando la biblioteca imprime de la base de datos las etiquetas para la tarjeta de préstamo, se esperará hasta concluir el proceso mayor (catalogación y clasificación) para tener las etiquetas adhesivas y colocarlas al material.

A los fascículos de revistas no se les asigna número de inventario ya que para el control de ellas se debe llevar un registro o kárdex de la recepción de los números de una suscripción, sin embargo sí se debe asignar número de inventario a los otros tipos de obras como videos, cd-rom, dvd, modelos tridimensionales, mapas, etc.

Para el inventario de materiales diferentes a los impresos se llevará un registro de adquisiciones separado del de los libros, haciendo una modificación en el número de adquisición, por ejemplo: MM2 donde MM significaría 'material multimedia' , correspondiente al número de inventario 2. El número de inventario que le corresponda se anota con un marcador especial para acrílico, en un lugar visible.

Registro de publicaciones periódicas

Como se explicó anteriormente, a las publicaciones periódicas no se les asigna número de inventario, sino que su registro se hace en el kárdex de la biblioteca, que puede ser manual o en formato electrónico si se dispone de un software de biblioteca que permita el registro automatizado de la llegada de los fascículos.

El kárdex permite un control eficiente de las revistas que ingresan a la biblioteca, para conocer no sólo con qué títulos cuenta la biblioteca, sino cuáles volúmenes y números o fascículos de esos títulos se han recibido.

Según la periodicidad de la publicación periódica, se seleccionará la tarjeta de kárdex que corresponda, ya que se registran de manera diferente si la publicación es diaria, semanal, mensual, bimestral, anual o irregular. Las tarjetas que su utilizan son de cartulina, de una medida aproximada de 12.5 x 20.5 cm.

Los datos con que se deben llenar las tarjetas son:

• El título de la publicación.

• El nombre, dirección y teléfono del editor o distribuidor, para tener a mano siempre los datos en caso de requerirse una reclamación.

• La forma de adquisición (compra, canje o donación).

• Periodicidad de la publicación (diaria, mensual, trimestral, etc.) (3).

• Y el detalle de los fascículos recibidos, que consisten en el año, serie o época, el volumen, el número, si incluye índice, y alguna otra observación.

Una vez requisitada la tarjeta de kárdex, esta se ordena alfabéticamente en un mueble de kárdex o en una gaveta especial para ello, que deberá estar al servicio de los usuarios.

En los ejemplos puede apreciarse la manera en cómo se requisitan las diversas tarjetas, según su periodicidad. Ver ejemplo en formatos.

Rotulación

La rotulación es el proceso final que se da al material, cuando éste ha sido catalogado, clasificado y registrado en la base de datos. Consiste en la colocación de la etiqueta de signatura topográfica, que permitirá localizar en estantería las obras que reporta el catálogo de la biblioteca, y posteriormente para acomodar los materiales de acuerdo a la clasificación temática que se utilice en la biblioteca.

La etiqueta se coloca en la parte inferior del lomo, a una distancia de 2.5 cm desde el borde inferior.

Cuando se utiliza un programa automatizado para la formación del catálogo, a partir del registro catalográfico de la obra se obtienen diversos productos impresos, entre ellos las etiquetas de signatura topográfica, lo que facilita enormemente la tarea de proceso de los materiales, al no tener que duplicar o triplicar la captura de la misma información como se hace cuando aún se usan medios mecánicos como la máquina de escribir, con el riesgo de los errores humanos al momento de teclear la información.

La signatura topográfica deberá protegerse con una cinta adhesiva químicamente desarrollada para el proceso de bibliotecas, cuyos adhesivos tienen la resistencia que requiere el uso frecuente de las obras y los cambios de clima extremos. En México puede adquirise la cinta Scotch 3M Book Tape™, con proveedores especializados en consumibles para bibliotecas.

En las bibliotecas que realizan la circulación de materiales mediante sistemas automatizados, también en este momento se coloca la etiqueta de código de barras, para la gestión del préstamo.

Como complemento de la colocación de la signatura topográfica, y como parte de la rotulación de los materiales, se deberá anotar el número de adquisición o inventario en el esquinero y en la tarjeta de préstamo, a fin de facilitar al bibliotecario la gestión de préstamo.

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(1) Es más sencillo en las páginas nones que en las pares, porque al abrirse el libro se mantiene abierto sobre las páginas nones.
(2) El número de días de acuerdo al Reglamento de préstamo a domicilio.
(3) Las claves de las abreviaturas de la periodicidad son:

El esfuerzo hecho por el bibliotecario al procesar un material de la biblioteca y en conformar el o los catálogos, no valdrá la pena si la biblioteca no cuida que el material esté debidamente colocado, en el lugar que indican los catálogos. El proceso técnico del material no estará terminado hasta que las obras estén realmente disponibles para el uso.

En primer término ha considerarse que los diferentes acervos de la biblioteca deben colocarse en seccones físicamente separadas dentro de la estantería; estas secciones son:

• Acervo general

• Consulta

• Hemeroteca

• Archivo vertical

• Multimedia

• Especial (colecciones antiguas o de importancia étnica, linguística, etc.)

• Discos compactos y DVD's, etc.

• Infantil (para aquellas bibliotecas escolares que utilizan el mismo recinto bibliotecario para los diversos niveles escolares que imparten).

• Novelas (optativo para las bibliotecas que las acomodan en sección separada).

Consideraciones respecto al acervo de publicaciones periódicas

En bibliotecas universitarias con una pequeña colección de diarios y revistas, no se clasifican las publicaciones periódicas, sino que únicamente se sellan, se registran en el kárdex y se colocan por orden alfabético en cajas revisteras especiales, y dentro de ellas por orden cronológico.

En colecciones de mayor dimensión sí pueden clasificarse temáticamente como se hace en el resto del acervo, sin embargo lo recomendable es lo que se mencionó al inicio, es decir, acomodarlas en orden alfabético por título.

Reglas para el acomodo físico

Como se mencionó, el proceso de los materiales no terminará hasta que estos se encuentren ordenados en la estantería, de acuerdo a las signaturas topográficas que se les hayan asignado, para que se puedan usar y reacomodar las veces que sean necesarias.

A continuación se presentan detalladamente los pasos para el acomodo de los materiales de los acervos general, de consulta y aquellos que recibieron todos los elementos que se requieren al clasificarlos:

a) Si se utiliza el Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD), los materiales dentro del acervo general se ordenan progresivamente por número de clasificación, hasta el punto decimal, del 000 al 999, y posteriormente en orden decimal; todo ello de izquierda a derecha. Ejemplos:

b) Si se cuenta con más de una obra con el mismo número de clasificación, el siguiente elemento a tomar en cuenta será el número de autor, como se indica:

• Primero alfabéticamente (inicial mayúscula del apellido);

• Posteriormente numéricamente (números siguientes);

• Después nuevamente alfabéticamente (inicial minúscula del título).

Ejemplos:

d) Si se cuenta con dos o más ediciones de algún material, el siguiente elemento a tomar en cuenta es el año de edición, también de manera progresiva hacia la izquierda.

Ejemplos:

e) Si la biblioteca cuenta con más de un ejemplar de la misma edición de una obra determinada, hay otro elemento más a tomar en cuenta, que es el número de ejemplar distinto al primero.

Ejemplo:

f) Cuando la obra se compone de varios volúmenes, el acomodo en estantería seguirá las pautas antes mencionada, y al final se tomará en cuenta la numeración en volúmenes, y también se ordena de izquierda a derecha.

Ejemplo:

Recomendaciones finales

A continuación se presentan algunas recomendaciones para el acomodo de los materiales:

1. El acomodo de los libros en la estantería se hace de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, por cada estante, en forma progresiva de acuerdo al Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD), al Sistema de la Biblioteca del Congreso (LC), o al que se utilice en la biblioteca.

2. Los estantes deben ubicarse de manera tal que permitan al personal de la biblioteca la máxima visibilidad posible de todas las áreas.

3. Los pasillos entre la estantería tendrán una amplitud tal para permitir una circulación cómoda entre ellos, tanto para la búsqueda de material como para su acomodo. En la modalidad de estantería abierta se sugiere una distancia en los pasillos de .90 a 2 metros, dependiendo de la intensidad del tráfico y del tipo de colección (por ejemplo consulta requiere pasillos más amplios por la mayor afluencia); si se ofrece estantería cerrada la distancia mínima entre estantes ha de ser de .60 metros.

4. Si la biblioteca ofrece estantería abierta, los materiales deben estar al alcance de los usuarios.

5. Debe dejarse vacío aproximadamente un 25% de cada entrepaño, para el crecimiento futuro.

6. Periódicamente debe revisarse de manera cuidadosa el acomodo de los materiales en cada entrepaño, ya que un material colocado en un lugar equivocado es como si estuviera extraviado.

7. Deben retirarse con regularidad los materiales de los carritos y mesas de lectura y acomodarlos, para que se tenga disponibilidad permanente de ellos.

8. Los estantes y sus entrepaños deberán mantenerse limpios y en buenas condiciones físicas.

El esfuerzo que representa en la biblioteca adquirir y organizar los materiales bibliográficos, debe complementarse con procurar condiciones adecuadas de almacenamiento y de la revisión periódica de los mismos, para asegurar el que puedan durar y resistir el uso, verificando el estado físico en que se encuentran libros y otros materiales, que no falten páginas, que no estén rayados, o, que el empastado esté dañado.

La buena conservación comienza por dar a los fondos mobiliario adecuado, una colocación adecuada en su lugar de exposición, controlar la circulación y asegurar su permanencia en buen estado en la biblioteca.

La conservación implica las siguientes medidas:

• Preservación. Para preservar la colección, además de encuadernar algunos materiales, deben asegurarse el almacenamiento adecuado de la colección, así como las medidas de prevención contra las catástrofes por agentes naturales como el agua o el fuego, o por agentes humanos como el vandalismo.

• Restauración. Esta tarea es remedial y se realizará cuando se detecte material desempastado, con faltantes de páginas o que se dañó la encuadernación original.

Para cumplir con estas medidas, a continuación se presentan algunas recomendaciones para el buen cuidado de los materiales bibliográficos:

a) Colocación del material en estantería

La colocación en estantería debe hacerse en el mobiliario y posición adecuados, es decir, utilizando estantes preferentemente metálicos [ver mobiliario y equipo], que son mas seguros ante el fuego y los agentes biológicos, y colocados de manera vertical; unicamente se colocan horizontalmente los materiales de gran formato como los atlas, libros de arte y los diarios encuadernados.

Las publicaciones periódicas se colocan en un primer momento en estantes exhibidores especiales, semi-inclinadas y de frente, para que los usuarios vean las recientes adquisiciones, pero posteriormente se integran a la estantería en el área hemerográfica, de manera vertical, en cajas revisteras especiales que facilitan su almacenamiento y conservación.

Dependiendo del contenido de la biblioteca, puede ser necesario contar con otro tipo de mobiliario, como archiveros para el archivo vertical, maperos para carteles y mapas, estantes con mayor número de entrepaños para los discos compactos y videos, etc.

También debe cuidarse que la colocación del material se haga holgadamente, dejando vacío un espacio del 25% aproximadamente, para permitir extraer o intercalar los materiales sin maltratarlos, así como integrar las nuevas adquisiciones.

Entre las actividades de instrucción de usuarios que se deben impartir, para que la correcta utilización del material, están las siguientes:

• Fomentar que el usuario y personal bibliotecario realicen la extracción adecuada del material de la estantería, no tomándose de la parte superior del lomo, para evitar que se dañe la encuadernación, sino que se tomen por el centro del lomo.

• Evitar rayar las obras y mutilar las páginas.

• Evitar ensalivar los dedos para pasar las páginas, ya que se propicia la proliferación de hongos y es antihigiénico para el resto de usuarios.

También deberá cuidarse la manera en cómo se realiza la limpieza, ya que la humedad excesiva propicia la proliferación de hongos y el deterioro del papel. El aseo deberá consistir en aspirar la estantería por lo menos una vez cada dos meses, aunque depende de la ubicación de la biblioteca, ya que en ocasiones puede filtrarse mayor cantidad de polvo si la institución educativa se encuentra en un entorno geográfico de mucho polvo, o dependiendo de la estación del año.

La limpieza cotidiana deberá hacerse con paño casi seco, limpiando las charolas de la estantería y la parte superior de los lomos de los materiales.

b) Control de la circulación

Este control se refiere al cuidado permanente que debe tenerse con el orden y conservación del material, dependiendo si se cuenta con estantería abierta, cerrada o mixta.

En la estantería abierta es muy difícil mantener continuamente el orden de los materiales, aunque debe insistirse en la formación de usuarios para que no acomoden ellos mismos el material en la estantería, previéndose esto con la colocación de mesas o carritos para el depósito del material utilizado. También debe insistirse en que únicamente extraigan de la estantería los materiales que utilizarán, pudiéndose establecer una política de no utilizar mas de 3 materiales a la vez.

c) Asegurar la conservación: encuadernación

Esto no es otra cosa que vigilar el estado físico en que se encuentran los materiales para encuadernar los que valgan la pena por su alto valor económico o histórico, y cuyo costo de encuadernación no sea superior al del libro mismo.

Al encuadernar debe cuidarse el aspecto estético, escogiendo colores sobrios y uniformes; la encuadernación debe garantizar la solidez, el uso fácil y agradable del material y su presencia digna en los estantes.

El proceso de encuadernación consiste básicamente en los siguientes pasos:

• Identificación del material a encuadernar y su preparación para entregar al proveedor. El material a encuadernar puede ser nuevo o bien el deteriorado por el uso. Este proceso implica que debe asegurarse el correcto orden de las páginas en los libros que están desempastados y que no falten hojas, en cuyo caso antes deberán fotocopiarse para incluir en el volumen.

• Elaboración de listas y formatos para los proveedores. Deberá prepararse una lista e incluir un formato de información para el encuadernador, donde se le proporcionarán datos esenciales para el proceso de la obra como es la signatura topográfica, información para el lomo, tipo de encuadernación, formato del libro, y otras indicaciones.

• Recepción del material. En esta etapa el bibliotecario revisa que la calidad de la encuadernación sea la solicitada (bien cosido y cortado, color solicitado, etc.), así como que los datos del lomo y signatura topográfica sean correctos. Una vez verificado el trabajo se procede a sellar nuevamente los cantos, ya que al encuadernar éstos se refinan y se pierden los sellos anteriores.

• Trámite de facturas. Una vez revisada la calidad de la encuadernación, se procede a autorizar y tramitar el pago al proveedor, conforme a los pasos que se tenga establecidos cada institución. Se recomienda que la biblioteca conserve una fotocopia de las facturas que tramite, para cualquier aclaración posterior.

• inalmente, lo que queda es colocar nuevamente el material en estantería y hacer el registro estadístico correspondiente para el informe de actividades que elabora la biblioteca.

Cuando en la biblioteca los nuevos materiales comparten espacio con obras de nivel académico inadecuado u obsoletas y deterioradas, se dificulta la consulta y se afecta el aspecto físico, por lo que debe realizarse periódicamente una revisión del acervo para hacer un descarte o expurgo.

El descarte no es otra cosa que apartar definitiva o momentáneamente materiales de la colección, y consiste principalmente en los siguientes criterios:

• Los cambios introducidos en un centro por la modificación de planes y programas de estudio y que por lo tanto la obra responda a los contenidos de las asignaturas.

• El desfase científico del contenido.

• La existencia de publicaciones periódicas de escaso interés.

• Existencia de obras que no se consultan porque el nivel académico es menor o muy superior al del Plan de estudios que se imparte en la Institución.

• El estado físico de deterioro y de mutilación de los documentos.

• Si la obra en papel ya está disponible en un formato que ocupe menos espacio.

Estos u otros criterios deben formar parte de las políticas de desarrollo de colecciones y del plan de trabajo de la biblioteca, pues sirven de parámetro para el trabajo bibliotecario cotidiano que se realiza y evitan la subjetividad y arbitrariedad en la toma de decisiones.

Para llevar a cabo el descarte, desde el punto de vista académico el bibliotecario debe auxiliarse de los docentes de la Institución, quienes son los especialistas en cada asignatura; el bibliotecario sólo podrá tomar la decisión unilateral de descartar materiales por razones del estado físico de deterioro y mutilación de las obras o porque ya exista en el acervo otro soporte (cd-rom, suscripción en línea, etc.) que ocupe menos espacio.

Se sugiere realizar anualmente el proceso de descarte, de preferencia en el periodo interanual para no entorpecer el servicio bibliotecario y para tener la colaboración de la planta docente.

El descarte lleva consigo otras tareas administrativas, ya que de las obras descartadas se deben de dar de baja las fichas y los números de adquisición en los catálogos de la biblioteca, en que estén registrados esos materiales.

Si se utiliza catálogo en tarjetas de papel, deberán retirarse de las gavetas los juegos completos de las fichas (autores, título y temas), mientras que si el catálogo es automatizado, deberá de darse de baja la ficha. Los números de adquisición que ocupaban las obras descartadas podrán utilizarse en los materiales nuevos.

La biblioteca deberá contar con un control estadístico y de registro del descarte, donde se reporten las razones de la baja. Esto podrá hacerse en un archivo de computadora o en algún cuaderno especial. Los datos principales para registrar las obras descartadas son el autor, título, pie de imprenta, fecha de descarte y motivo del descarte. En el apartado de formatos puede verse un modelo de registro.

Una vez concluido el proceso de registro de descartes y del retiro de la estantería del material, la biblioteca deberá determinar el destino del material, pudiendo ser la donación a otra institución, el depósito en la bodega de la propia Institución, o a la basura, todo lo cual dependerá del estado en que se encuentren las obras.

Medidas especiales para el descarte de diarios y revistas

La conservación retrospectiva de las publicaciones periódicas dependerá de factores tales como el espacio disponible en la biblioteca y las necesidades de los profesores, así como de la alternativa de recuperación de los fascículos por medio de internet y de la disponibilidad en recintos bibliotecarios cercanos a la institución, que cuenten con hemeroteca.

Actualmente una buena parte de los diarios nacionales y extranjeros, con excepción de algunos como el Reforma y otros diarios, para los que se requiere comprar una suscripción electrónica, puede consultarse el texto completo en internet, así que si la institución cuenta con un sistema eficiente de este servicio en la biblioteca, el diario impreso puede conservarse por un período más corto; sin embargo, si las condiciones de espacio lo permiten, las bibliotecas lo pueden conservar por un tiempo mayor. El periodo de conservación de los diarios también deberá establecerse como política dentro del Plan de trabajo de la biblioteca.

Algunos suplementos semanales o mensuales de los diarios pueden guardarse por un tiempo mayor y darles el trato de revistas especializadas, ejemplo: Triple Jornada,Siempre, etc. Asimismo, los diarios que contengan una noticia trascendente pueden guardarse por un lapso mayor, incluso como parte del archivo vertical, ejemplo: el seguimiento de las noticias de las elecciones presidenciales en México, o los atentados del 11 de Septiembre en EUA, etc.

En el caso de las revistas especializadas es recomendable conservarlas por el mayor tiempo que sea posible, ordenadas cronológicamente por fecha de los fascículos y en cajas revisteras especiales que facilitan la búsqueda y acomodo de los mismos. Las revistas podrán descartase en caso de haberse suspendido la publicación o la suscripción, y porque no se utilice, pero siempre con la autorización de la planta docente.

Como las revistas tienen una presentación en tamaño carta y A4, que caben bien en la estantería, es muy sencillo su almacenamiento, no así el diario que tiene que conservarse en forma horizontal en los estantes; para los diarios se recomienda que se almacenen en paquetes atados semanales, indicando la fecha que contiene cada paquete.

Formatos propuestos para la organización bibliográfica

A continuación se proporcionan ejemplos de diversa papelería a utilizar en los procesos técnicos y para el préstamo a los materiales.

• Esquinero con tarjeta de libro

• Tarjeta del libro (anverso - reverso)

• Papeleta de préstamo

• Papeleta de préstamo en sala: modelo 1 / modelo 2

• Papeleta de préstamo a domicilio

• Papeleta de devolución: modelo 1 / modelo 2 / modelo 3

• Formato de préstamo interbibliotecario

• Tarjetas kárdex para el control de publicaciones periódicas: diario, mensual, anual

• Papeleta para encuadernación

• Control de descarte

También presentamos modelos de formatos utilizados para la compilación estadística:

• Préstamo en sala - usuarios y materiales utilizados

• Préstamo a domicilio - usuarios y materiales utilizados

• Préstamo interbibliotecario - usuarios y materiales utilizados

• Reserva - usuarios y materiales utilizados

• Actividades de difusión

• Adquisiciones por compra y por donación

El éxito de los servicios y uso de las colecciones de la biblioteca se debe a la asistencia y asiduidad de los usuarios, y ambas se complementan con actividades paralelas atractivas y adecuadas que promuevan el uso de la biblioteca en la comunidad universitaria.

El objetivo de las actividades de difusión y extensión de la biblioteca es incitar a los alumnos a que, a partir de lo que vean expuesto o que escuchen, se acerquen a la biblioteca y hagan uso de lo que se les ofrece.

Difusión

Para establecer un programa de difusión de la biblioteca se debe tener conocimiento de la comunidad educativa existente, de sus intereses y necesidades informativas, así como del contenido de las colecciones para utilizarlas en las actividades a realizar.

Entre las actividades que se pueden implementar para difundir la biblioteca están las exposiciones, el periódico mural, y, los pizarrones y tableros.

En todos estos recursos debe tomarse en cuenta que son una manera directa y atractiva de promover la biblioteca entre la población escolar, incitando a los alumnos a que a partir de lo que vean expuesto, se acerquen a la biblioteca y hagan uso de lo que se les ofrece, y en ellas, además del bibliotecario, pueden participar activamente los alumnos y profesores.

a) Exposiciones y periódico mural

Entre los puntos que se recomiendan a tomar en cuenta al organizar una exposición, están los siguientes:

• seleccionar un tema relevante y de interés para los alumnos.

• el material que se exponga debe acompañarse de notas breves, comentarios, frases u otros textos alusivos que despierten el interés de los alumnos.

• centrarse en un tema, evento, conmemoración o personaje; las actividades y hobbies que se realizan en el tiempo libre suelen ser de gran atracción para acercar a los alumnos (deportes, diversiones, actividades culturales).

• señalar que ese tema puede consultarse en la biblioteca.

• delimitar la exposición y tratar un asunto a la vez.

• exhibir una cantidad materiales de acuerdo al espacio disponible para tener buena presentación.

• la exposición no debe interferir con el horario de la biblioteca, ni con su espacio, mobiliario y equipo utilizados para la consulta.

• colocar suficientes letreros que avisen de la exposición y que señalen de qué se trata.

• establecer la duración de la exposición y retirarla a tiempo.

b) Tableros / pizarrones

Cuando no se dispone de suficiente espacio o recursos para organizar una exposición, un tablero o pizarrón también constituyen un buen aliado del bibliotecario para atraer a los usuarios, además de que comúnmente ya existen en la institución. También puede invitarse a los profesores y alumnos a que colaboren en la elaboración y mantenimiento de la información. Pueden utilizarse espacios de todos los tableros disponibles en la escuela, para tener mayor alcance.

No debe olvidarse que cuando se utiliza un pizarrón o tablero el objetivo final es acercar a los usuarios a la biblioteca, por lo que siempre se debe direccionar al usuario a la biblioteca.

c) Temas idóneos para presentar en exposiciones, tableros y pizarrones

• Enigmas a resolver;

• Biografías, efemérides y natalicios del mes;

• Celebraciones y épocas especiales;

• Eventos deportivos:

• Libro del mes y materiales de nueva adquisición;

• Materiales relacionados con las tareas;

• Temas de actualidad;

• Eventos culturales de la localidad;

• Organizar la visita de un autor a la institución y colocar información alusiva a él.

Extensión

Un servicio de extensión, que puede prestarse a la comunidad educativa, es la creación de una sección sobre la biblioteca, a incluir en el sitio web de la institución, donde puede colocarse el reglamento, el horario, e incluso el catálogo en línea de la biblioteca.

También pueden organizarse visitas guiadas pero a otras bibliotecas o centros de información especializados, cuyos recursos sean útiles para apoyar el proceso enseñanza-aprendizaje de la comunidad.

Para otro tipo de actividades pueden consultarse las secciones de:

• Orientación

• Actividades de investigación documental

El servicio de orientación o formación de usuarios está estrechamente ligado a la difusión de la biblioteca; la orientación es necesaria para proporcionar permanentemente a los usuarios información sobre el contenido y organización de la biblioteca, auxiliarlos en la metodología de investigación documental, así como darles a conocer cuáles son sus derechos y obligaciones al utilizarla.

La tarea educadora del bibliotecario se ve reflejada en las actividades de orientación y promoción de la biblioteca.

Entre las tareas que se realizan en este rubro están:

• Visitas guiadas

• Carteles diversos: clasificación, reglamento de la biblioteca, instrucciones de uso del catálogo

• Instalación de señalamientos dentro del recinto bibliotecario: horario, colecciones, servicios, actividades no permitidas

• Folletos

Visitas guiadas
Las visitas guiadas son una buena oportunidad para mostrar en grupos de 15-20 alumnos o profesores, los servicios y colecciones de que se dispone en la biblioteca.

Es recomendable organizar una visita guiada al inicio del ciclo escolar para los alumnos y profesores de reciente ingreso y para los que no asistieron a la primera visita.

En una visita guiada el bibliotecario podrá exponer los siguientes aspectos:

• Dar a conocer los derechos y obligaciones de los usuarios, mediante la entrega del reglamento impreso.

• Informar sobre los servicios que ofrece la biblioteca.

• Instruir a la comunidad sobre el uso del catálogo de la biblioteca, sea éste impreso o electrónico.

• El tipo de materiales de la biblioteca: libros impresos o digitales, materiales multimedia, tridimensionales, etc.

• Las partes del libro que son útiles para la localización de la información: índice o tabla de contenido, índice analítico.

• Cuando se cuenta con estantería abierta se les mostrarán las áreas de la biblioteca, específicamente la ubicación de las colecciones y temas, así como la forma de acomodo de los libros según el sistema de clasificación que se utilice.

• Cómo llenar las papeletas de solicitud de material para préstamo interno, a domicilio e interbibliotecario.

• Se mostrará cómo tomar los libros de la estantería para que no se maltraten.

• También se les orientara sobre recursos de otras bibliotecas cercanas que pueden servir de apoyo.

• Si hay tiempo suficiente, se puede instruir sobre cómo utilizar la información que se recupere de las fuentes electrónicas que existen hoy en día, como cd-rom, dvd e internet.

Carteles
Este medio es uno de los de mayor impacto para los usuarios; con carteles se informa permanentemente a los usuarios sobre diversos aspectos de la biblioteca, por lo cual deben mantenerse siempre en buenas condiciones y mostrar una apariencia agradable. También pueden utilizarse los carteles decorativos como los que distribuyen editoriales y librerías.

Para diseñar un cartel habrá que tomar en cuenta aspectos estéticos, como que el tamaño no sea demasiado pequeño o grande, que tenga poco texto pero suficiente, sin faltas de ortografía o redacción, con colores atractivos y cuidando que estén colocados en lugar visible.

Entre la información que pueden contener los carteles está la siguiente:

• Un resumen del reglamento.

• Los servicios que proporciona.

• Recordar cuál es el material que no se presta a domicilio.

• Requisitos para tramitar un servicio, como el préstamo de videos y cd's, o un libro de préstamo interbibliotecario .

• Vigencia del préstamo a domicilio.

• Cómo usar el catálogo.

• Cómo citar información obtenida de medios electrónicos.

• El contenido de cada colección, ej.:
  
  

  SECCIÓN DE CONSULTA

  Esta colección contiene enciclopedias, diccionarios, atlas, manuales y otras obras útiles para encontrar datos precisos, en forma fácil y rápida

• establecer la duración de la exposición y retirarla a tiempo.
  
  

  SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DECIMAL DE DEWEY
  000	Generalidades
  100	Filosofía
  200	Religión
  300	Ciencias sociales
  400	Idiomas
  500	Ciencia
  600	Tecnología
  700	Arte
  800	Literatura
  900	Geografía e historia

   

Señalamientos
Posiblemente no existan carteles en la biblioteca, pero los señalamientos son elementos permanentes que no deben faltar, para indicar a nuestros usuarios sobre las diversas áreas de la biblioteca.

Al igual que los carteles, debe cuidarse el aspecto estético, tratando de que sea lo suficientemente visible, con poco texto, sin faltas de ortografía o redacción, con colores atractivos, que estén colocados en lugares visibles y en buenas condiciones.

Algunos ejemplos de señalamientos son:

FOTOCOPIADO

BIBLIOTECA "ANTONIO CASO"

MATEMÁTICAS

Folletos
Los folletos o trípticos se elaboran para que los usuarios lleven información de la biblioteca, que pueda serles de utilidad y que es conveniente que tengan a mano de forma permanente; se elaboran por el bibliotecario, cuidando la redacción y la presentación.

En el folleto se puede dar a conocer a los usuarios la siguiente información:

• Reglamento de biblioteca.

• Programa de actividades del mes.

• Cómo solicitar el préstamo interbibliotecario.

• Cómo elaborar las fichas bibliográficas a partir de recursos electrónicos.

Las actividades de investigación documental en la biblioteca, contribuyen, junto con otros factores, a la promoción de la lectura y ala formación de usuarios.

El objetivo puede resumirse en el brindar competencia informativa, mediante la estimulación de la curiosidad intelectual de los alumnos y una educación que los haga críticos y creativos en su uso de la información.

A través de sus colecciones y de las actividades diseñadas por profesores y bibliotecarios, la biblioteca es la fuente intermediaria directa entre los programas de estudio y las fuentes de información existentes en la biblioteca, pero es requisito importante que los profesores conozcan los recursos con que secuenta, para que diseñen las actividades que propiciarán la consulta del material por los alumnos.

Deben organizarse actividades creativas para que puedan realizar sus trabajos y proyectos, que les permitan aplicar los conocimientos adquiridos en la práctica, a través de situaciones docentes que requieren de la utilización de la información. Dichas actividades les ayudarán a mejorar la escritura y la comprensión lectora en los niveles explícito, inferencial y valorativo, convirtiéndolos en lectores y escritores activos, constructores de sus propios aprendizajes y con mayor dominio en las habilidades lingüísticas: capaces de interpretar, de inferir y analizar textos; de desarrollar una lectura comprensiva; de producir textos legibles; que redacten con coherencia; que apliquen las normas ortográficas; y, que amplíen su vocabulario.

Sugerencias de participación de la biblioteca para formar usuarios:

• Investigar qué títulos tiene la biblioteca de un determinado autor o de un determinado tema;

• Organizar seminarios sobre un tema de actualidad, con información existente en la biblioteca

• Difundir temas en los pizarrones

• Organizar una ludoteca

• Ofrecer estantería abierta

• Organizar exposiciones

• Organizar ferias del libro, con los títulos ya existentes en la biblioteca

• Contar permanentemente con un estante tipo exhibidor, para que queden expuestas en vista frontal las nuevas adquisiciones, o libros sobre un tema determinado

• Organizar actividades conmemorativas

• Organizar talleres de:

  • Instrucción sobre cómo citar información electrónica;

  • De uso de internet;

  • De uso del catálogo de la biblioteca y de otros catálogos en línea;

  • Un club de lectura;

  • Un taller de hora del cuento;

  • Cómo elaborar bibliografías comentadas a partir del catálogo de la biblioteca o de otras bibliotecas;

  • Sobre la estructura de las obras de consulta como: Enciclopedia británica o Hispánica, un diccionario, un almanaque, etc.;

  • Cómo elaborar resúmenes.

Un reglamento es un conjunto de normas (derechos y obligaciones) que regulan la relación biblioteca - usuarios, para la custodia y el acceso a la información bibliográfica y se debe dar a conocer a los usuarios, además de colocar, siempre a la vista, una versión resumida de él.

En este documento se dan a conocer a los usuarios los requisitos para solicitar el servicio, tipo y número de obras que se prestan simultáneamente, obligación de cuidado y devolución en tiempo, periodo por el que se presta y si éste varía en ciertos periodos como vacaciones, días festivos o fines de semana; asimismo, deberá informarles las sanciones por retraso, daños o pérdidas de material e instalaciones.

El Reglamento de la biblioteca debe firmarse y autorizarse por las autoridades de la institución. En instituciones educativas que por su dimensión y estructura cuentan con un Comité de Biblioteca, Consejo Técnico o Consejo Interno, el reglamento de biblioteca debe ser aprobado por esos órganos, o en su defecto por el director o rector de la Universidad.

A continuación se describen los principales apartados que deben tomarse en cuenta al elaborar el Reglamento:

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A manera de marco de referencia, véanse los objetivos del Reglamento general del Sistema Bibliotecario de la UNAM, artículo 20. En: http://info4.juridicas.unam.mx/unijus/unv/37/ [consulta: 18 noviembre 2010].